8.3. Регистрация поступивших документов
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
8.3.1. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему электронного документооборота. Дополнительное назначение - формирование информационно-справочной базы данных для оперативного поиска документа, ведения статистической и аналитической работы, осуществления контроля исполнения документов.
8.3.2. Регистрация документов производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота Правительства края. При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о документе.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
8.3.3. Основным принципом регистрации документов является однократность: при передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
8.3.4. При регистрации документов в системе электронного документооборота проверяется электронная база данных на наличие повторных обращений.
8.3.5. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения администрации и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, до формирования указаний по исполнению должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
8.3.6. Регистрация документов на бумажных носителях информации производится по мере их поступления в отдел делопроизводства и архива.
Поступившие документы на бумажных носителях информации, по электронной почте после 15.00 часов подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих оперативного рассмотрения, а также телеграмм и документов, поступивших фельдъегерской связью.
(пп. 8.3.6 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
8.3.7. Поступление электронных служебных писем на регистрацию в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.
Для обозначения степени срочности приема документа на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.