3.1. Функции Организатора:
- определяет тему ВКС;
- определяет сценарий ВКС;
- определяет время проведения и состав участников ВКС;
- не менее чем за 5 календарных дней до дня проведения ВКС, доводит информацию о ВКС до участников организационно-распорядительными документами (распоряжение, письмо, факсограмма), в том числе до Куратора.
- организует работу Исполнителя и является полным координатором сеансов ВКС на этапах подготовки и проведения;
- осуществляет (при необходимости) техническую консультацию Участников ВКС;
- не позднее одного рабочего дня, предшествующего сеансу ВКС, сообщает Организатору о готовности Исполнителя и Участников ВКС.
3.2. Порядок подготовки участников ВКС:
3.2.1 Требования к участникам: Участник ВКС должен иметь систему ВКС в виде технического устройства, либо в виде программного обеспечения, установленного на автоматизированное рабочее место (персональный компьютер, ноутбук, терминал). Система ВКС должна быть зарегистрирована на сервере ВКС исполнителя с присвоением псевдонима.
3.2.2. Проверка готовности Участников ВКС.
Проверка готовности Участников ВКС проводится в рабочем режиме в срок не позднее одного рабочего дня, предшествующего проведению совещания.
Заключительная проверка проводится путем вызова Участников ВКС с центральной станции многоточечной связи.
К моменту начала заключительной проверки, оборудование Участников должно быть включено, микрофоны выключены, технические специалисты должны присутствовать у оборудования с включенными мобильными телефонами.
В случае если по истечении 15 мин. после начала заключительной проверки не прошел автоматический вызов Участника ВКС, технический специалист должен сообщить об этом Исполнителю по телефону. Продолжительность проверки: до 1 часа.