5.1. Уполномоченный орган формирует в отношении каждого гражданина личное дело, в которое брошюруются решение о предоставлении денежной выплаты, решение об отказе в предоставлении денежной выплаты, представленные заявление и документы, решения о приостановлении, прекращении, возобновлении, восстановлении, документы об удержании излишне выплаченных гражданину средств. При этом, если имеются личные дела, одновременно содержащие заявление и документы, указанные в предложении первом настоящего пункта, а также заявления и документы в отношении иных денежных выплат, компенсаций, предусмотренных Порядком предоставления денежных выплат и компенсаций отдельным категориям граждан, утвержденным постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 20.07.2006 N 148 "Об утверждении Порядка предоставления денежных выплат и компенсаций отдельным категориям граждан и Порядка возмещения расходов на погребение в случае смерти реабилитированного лица", уполномоченный орган вправе продолжить ведение этих личных дел в прежнем порядке по своему усмотрению.
5.2. Личное дело, сформированное на каждого гражданина, хранится в уполномоченном органе по месту предоставления денежной выплаты или обращения гражданина за ее предоставлением в течение 5 лет после прекращения выплаты или вынесения решения об отказе в предоставлении денежной выплаты соответственно.
При смене гражданином места жительства, а в случае, предусмотренном настоящим Порядком, места пребывания (места фактического проживания), уполномоченный орган формирует и заверяет копию личного дела, оригинал личного дела пересылается по почте заказным письмом с уведомлением на основании запроса уполномоченного органа, подготовленного на основании заявления гражданина и документов о регистрации по новому месту жительства или месту пребывания (месту фактического проживания).
При поступлении личного дела гражданина, сменившего место жительства, а в случае, предусмотренном настоящим Порядком, место пребывания (место фактического проживания), уполномоченный орган по новому месту жительства или месту пребывания (месту фактического проживания) гражданина оформляет распоряжение о постановке личного дела на учет и продлении предоставления денежной выплаты с учетом норм, установленных абзацем третьим пункта 4.12 и пунктом 4.15 настоящего Порядка.
Копия личного дела хранится в уполномоченном органе по прежнему месту жительства, а в случаях, предусмотренных настоящим Порядком, - по месту пребывания (по месту фактического проживания) гражданина в течение 5 лет после пересылки личного дела.
5.3. В случае утраты личного дела уполномоченный орган принимает меры к его восстановлению по новому месту жительства гражданина.