Архивный фонд Удмуртской Республики является неотъемлемой частью историко-культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народов Удмуртской Республики. В государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики сосредоточено более 3,0 миллионов единиц хранения за период с 1709 года по 2012 год. Документы на бумажном носителе составляют 97,6 процента от общего объема. Среди комплекса документов выделяются 42,5 тысячи особо ценных документов и 21 уникальный документ, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики. Метрическая запись о рождении П.И. Чайковского включена в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются более 2200 организаций, в которых на временном хранении до передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы по истечении установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроков находятся более 508,8 тысячи единиц хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
Работу по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию документов Архивного фонда Удмуртской Республики осуществляют Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, государственные казенные учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики», «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики», «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики», 30 муниципальных архивов.
В государственных архивах хранится 52 процента документов Архивного фонда Удмуртской Республики, в муниципальных архивах - 48 процентов.
Развитие архивного дела на территории Удмуртской Республики регулируется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике».
Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов наделены отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики по хранению, комплектованию, осуществлению экспертизы ценности, созданию справочно-поисковых средств, государственному учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и находящихся на территории соответствующего муниципального образования или временно хранящихся в муниципальных архивах, оказанию методической помощи органам государственной власти Удмуртской Республики и иным государственным органам Удмуртской Республики, государственным унитарным предприятиям Удмуртской Республики, расположенным на территории соответствующих муниципальных образований, в организации работы по обеспечению сохранности, упорядочению, комплектованию, учету и использованию архивных документов. Из общего объема документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в муниципальных архивах, 46 процентов составляют документы, отнесенные к государственной собственности Удмуртской Республики.
Из трех государственных архивов Удмуртской Республики лишь один - государственное казенное учреждение «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» - размещается в специально построенном и оборудованном здании; два других размещаются в реконструированных (приспособленных) помещениях. Все муниципальные архивы размещаются в приспособленных помещениях. Доля архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах в нормативных условиях, составляет 90,5 процента. Страховые копии изготовлены на 98,2 процента особо ценных и уникальных дел Архивного фонда Удмуртской Республики.
В рамках реализации республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 годы)» в 2011-2012 годах приобретено оборудование для проведения оцифровки архивных документов в целях создания полнотекстовых электронных версий документов (копий фонда пользования). В результате проведения работ по оцифровке доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме документов государственных и муниципальных архивов составляет 3,6 процента.
Для ускорения поиска информации ведутся 17 автоматизированных баз данных на архивные документы. В автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации включено 100 процентов фондов и 93,9 процента дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики.
Документы архивного фонда Удмуртской Республики широко используются в социальных и научно-просветительских целях. За период 2010-2013 годов организованы более 2270 документальных выставок, научно-практических конференций, публикаций, школьных уроков и других мероприятий, направленных на популяризацию архивных документов; исполнены 186,5 тысячи запросов от граждан и организаций. В государственных и муниципальных архивах организован прием запросов граждан в режиме «Одного окна». Проведена модернизация официального сайта «Архивная служба Удмуртии» в сети «Интернет», что позволило разместить на сайте копии баз данных на архивные документы. С января 2013 года предоставление государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов» осуществляется в электронном виде через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».
В целях осуществления межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных услуг осуществляется обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи между:
государственными и муниципальными архивами и Управлениями Пенсионного фонда Российской Федерации (государственными учреждениями) в городских округах и муниципальных районах в Удмуртской Республике - в части получения архивных справок, архивных выписок и архивных копий о стаже и заработной плате застрахованных лиц и иных юридически значимых документов в целях пенсионного обеспечения граждан;
государственным казенным учреждением «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и Комитетом по делам записи актов гражданского состояния при Правительстве Удмуртской Республики при предоставлении последним государственной услуги «Государственная регистрация актов гражданского состояния (рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть), в том числе выдача повторных свидетельств, справок, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, внесение исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния, восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния».
За период с 2005 года в целях расширения доступа пользователей к закрытым документам рассекречены 7,6 тысячи дел. Вышли в свет тринадцать изданий, в том числе Хрестоматия по истории Удмуртии, «Ижевск. 1760-2010 годы», справочник «Органы государственной власти Удмуртии. 1981-2001 годы», мультимедийный сборник «Удмуртия в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годов», «Архивная служба Удмуртии. 90 лет. 1923-2013 г.», путеводители по фондам государственных архивов.
Основные показатели и прогноз развития архивного дела представлены в таблице 2.
Таблица 2. Основные показатели и прогноз развития архивного дела в Удмуртской Республике
Наименование показателей | 2013 г., отчет | 2014 г., про- | 2015 г., про- | 2016 г., про- | 2017 г., про- | 2018 г., про- | 2019 г., про- | 2020 г., про- |
Доля архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов государственных и муниципальных архивов, в процентах | 90,5 | 90,6 | 92,6 | 93,3 | 93,7 | 94,4 | 95,1 | 95,7 |
Объем документов, принятых на постоянное хранение за соответствующий год, тыс. единиц хранения | 47,3 | 31,4 | 25,0 | 25,0 | 25,0 | 25,0 | 25,0 | 25,0 |
Удельный вес архивных единиц хранения, включенных в автоматизирован- | 93,9 | 96,2 | 96,5 | 96,8 | 97,1 | 97,4 | 97,7 | 98 |
Удельный вес документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся сверх установленных законодательством сроков их временного хранения в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, в процентах | 7,8 | 7,7 | 7,6 | 7,5 | 7,4 | 7,3 | 7,2 | 7,1 |
Доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, в процентах | 3,6 | 4,1 | 4,6 | 5,1 | 6,0 | 8,0 | 10,0 | 12,0 |
Доля государственных и муниципальных архивов, имеющих центры общественного доступа к электронному справочно-поисковому аппарату к архивным документам, в процентах | 92,8 | 93,7 | 93,7 | 100,0 | 100,0 | 100,0 | 100,0 | 100,0 |
Количество исполненных тематических, социально-правовых запросов граждан и организаций, тыс. запросов | 47,2 | 36,3 | 25,0 | 25,0 |
|
|
|
|
Объем архивных документов, обеспечивающих социальную защиту граждан, принятых на хранение, тыс. единиц хранения | 22,1 | 6,5 | 6,5 | 6,5 | 6,5 | 6,5 | 6,5 | 6,5 |
Основные проблемы обусловлены в основном недостаточным бюджетным финансированием.
1. Неудовлетворительное состояние помещений государственных и муниципальных архивов, которое может привести к безвозвратной утрате архивных документов; слабая материально-техническая база.
Для завершения работ по реконструкции здания государственных архивов (ул. Камбарская, 17) требуется около 85,0 млн. рублей. Ввиду отсутствия финансирования не закончен капитальный ремонт системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах государственного казенного учреждения «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики». Не проводятся работы по ремонту и реконструкции здания муниципального архива Завьяловского района. Медленными темпами ведется реконструкция помещений муниципальных архивов г. Сарапула и Каракулинского района.
Требуется оснащение архивов современными системами охранной и пожарной сигнализации, оборудованием для поддержания нормативного температурно-влажностного режима хранения документов, проведение мероприятий по предотвращению старения и разрушения архивных документов, восстановлению их свойств и долговечности. Замена выработавшего свой ресурс микрофильмирующего оборудования в государственном казенном учреждении «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» обеспечит непрерывность проведения работы по страховому копированию уникальных и особо ценных документов, что способствует повышению уровня безопасности документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
С внедрением информационных технологий в делопроизводстве организаций стали создаваться электронные образы документов и электронные документы, заверенные электронной подписью, что ставит перед архивами новые задачи, в том числе технические, связанные с организацией приема, постоянного хранения и использования этого нового вида документов. Требуется создание специальных хранилищ для научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации.
2. Отсутствие свободных площадей для приема архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх законодательно установленного срока.
Загруженность архивохранилищ в муниципальных архивах Вавожского, Завьяловского, Можгинского, Шарканского, Юкаменского районов составляет 100 процентов. Отсутствуют свободные площади для приема документов в государственном казенном учреждении «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики». Нехватка свободных помещений под хранилища не позволяет производить своевременный прием на хранение в государственные и муниципальные архивы документов по личному составу от ликвидирующихся организаций для обеспечения социальной защиты граждан.
3. Проблема создания условий для расширенного доступа к документам Архивного фонда Удмуртской Республики, в том числе из-за ограниченных возможностей по оцифровке особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики, создания полнотекстовой базы данных на архивные документы, перевода традиционного справочного аппарата к фондам государственных и муниципальных архивов в электронную форму.