2.1. Обращение в письменной форме может быть доставлено в адрес Министерства, Министра, должностных лиц Министерства непосредственно заявителем, его представителем, может поступить по почте, а также может быть передано нарочно в ходе проведения должностными лицами Министерства информационных или иных мероприятий с участием населения.
2.2. Обращение в устной форме передается заявителем в ходе личного приема.
2.3. Обращения в электронной форме направляются в Министерство по адресу электронной почты: official@mia73.ru.
2.4. Обращения в форме электронного документа, указанные в пункте 2.3 настоящего раздела, распечатываются сотрудником службы делопроизводства в целях дальнейшей систематизации и регистрации в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
2.5. Обращения в письменной форме и обращения в форме электронного документа, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются на общих основаниях в соответствии с настоящей Инструкцией.
2.6. Обращения в письменной форме, поступившие в адрес Министерства, Министра, должностных лиц Министерства по почте, принимаются службой делопроизводства, где осуществляется их систематизация и регистрация в модуле "Обращения граждан".
2.7. При приеме текста в письменной форме сотрудником службы делопроизводства:
проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращаются на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагаются конверты и другие документы, направленные заявителем (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и пр.).
Составляется акт в двух экземплярах в случае отсутствия текста в письме, наличия в конвертах денежных знаков, ценных бумаг и (или) отсутствия документов, указанных в тексте, один экземпляр акта приобщается к делу, другой направляется в адрес заявителя с сопроводительным письмом соответствующего содержания за подписью уполномоченного лица.
2.8. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с почтовым отправлением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения уполномоченным на то лицом.
2.9. Тексты в письменной форме, в форме электронного документа, содержащие обращения и необращения, подлежат регистрации сотрудниками службы делопроизводства в модуле "Обращения граждан" в течение 3 дней с момента их поступления в Министерство.
В случае поступления в Министерство текстов в письменной форме или в форме электронного документа, содержащих обращения и необращения, в выходные или праздничные дни их регистрация производится в течение 3 дней, следующих за выходными и праздничными днями.
2.10. Обращения в устной форме подлежат регистрации сотрудниками службы делопроизводства в день их поступления в Министерство с указанием даты и времени поступления.
2.11. При регистрации обращений в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме, а также необращений в электронную регистрационную карточку (далее - ЭРК) модуля "Обращения граждан" вносятся следующие данные:
дата регистрации;
фамилия(и), имя(имена), отчество(а) заявителя(ей) (последнее - при наличии);
пол заявителя (мужской, женский);
почтовый(ые) адрес(а) заявителя(ей) и (или) адрес электронной почты;
вид документа (обращение, необращение);
вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
тип обращения (индивидуальное, коллективное, анонимное (без фамилии или без адреса);
льготная принадлежность;
форма документа (письменная, устная, в форме электронного документа);
признак "многопишущий заявитель";
канал поступления (вид доставки) (почта, сеть "Интернет", личный прием, канал электронного обмена - межведомственный электронный документооборот (МЭДО), телефон, получено в Правительстве Ульяновской области и др.);
если обращение переадресовано из другого органа:
признак "открытое письмо";