4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.1.2. В Министерстве различают три потока документации:
документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в подразделениях и используемые сотрудниками подразделений в управленческом процессе (внутренние).
4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые с ними в Министерстве, определяются Инструкцией, положениями о подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.
4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, электронной почты и системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Министерство Приемной.
4.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам канцелярии под роспись согласно реестрам.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки (при наличии) и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста канцелярии, принявшего документ. Сотрудник канцелярии может проставлять на предъявляемой копии штамп о поступлении документа в Министерство.
4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в них приложений.
При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и наименование документа) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывается Помощником Министра и сотрудником, вскрывшим указанный конверт.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2015 10.3.5.
Корреспонденция с грифом "Лично" вскрывается и передается адресату или на резолюцию Министра.
4.2.6. О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Министру с последующей их передачей в Приемную Министра.
4.2.7. Документы от исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе государственной власти Ульяновской области,
4.2.8. Первичная обработка поступивших документов заключается в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Перечень не подлежащих регистрации документов приведен в приложении N 24 к Инструкции.
4.2.9. Поступившие документы, адресованные подразделениям, регистрируются в подразделениях.
Поступившие документы без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в Приемной Министра, а затем направляются в подразделение в соответствии с компетенцией.