11.1. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Ульяновской области.
11.3. Состав и перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается должностным лицом Министерства, по согласованию с ЭПК.
11.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
11.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются канцелярией.
11.6. При получении электронных документов, подписанных ЭП, ответственным за делопроизводство осуществляется проверка подлинности ЭП.
11.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Министру, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
11.8. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.
11.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.
11.10. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
наименование документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности документа.