МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 6 марта 2019 года N 7-пр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Министерства имущественных отношений и архитектуры Ульяновской области от 14.06.2024 N 232-пр.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 5 марта 2021 года)
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
Приказа Минстроя Ульяновской области от 23.10.2019 N 180-пр
Приказа Минстроя Ульяновской области от 05.03.2021 N 92-пр
____________________________________________________________________
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям подразделений, образуемых в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет ответственное должностное лицо, на которого возложена функция организации и ведения делопроизводства в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственное должностное лицо, на которого возложена функция организации и ведения делопроизводства в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области.
Министр
А.М.САДРЕТДИНОВА
Утверждена
приказом
Министерства строительства и архитектуры
Ульяновской области
от 6 марта 2019 года N 7-пр
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Министерстве.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Министерстве ведется с использованием системы электронного документооборота Web интерфейс СЭД (далее - СЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях, образуемых в Министерстве (далее - подразделения), осуществляет Приемная Министерства строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Приемная) и ответственное лицо, на которого возложена функция организации и ведения делопроизводства в Министерстве (далее - ответственный за делопроизводство).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения назначает ответственного исполнителя за делопроизводство.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Министерства. Руководители подразделений в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Министерства, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с Министром строительства и архитектуры Ульяновской области (далее - Министр).
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному исполнителю в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному исполнителю по акту приема-передачи документов.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения должностного лица Министерства, ответственного за делопроизводство, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы делопроизводства докладывает Министру о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Министерства (далее - архив) для включения их в дело архивного фонда.
1.14. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.
Перечень и образцы применяемых бланков документов Министерства представлены в приложениях N 3 - 3.2 к Инструкции.
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков документов формата АЗ (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа (кроме законов), оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
На бланках законов левое поле составляет 25 мм.
Макеты бланков документов Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. Проектирование макетов бланков документов осуществляется ответственным за делопроизводство.
Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются Министром.
Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.
2.1.4. Учет, хранение и списание продольных бланков документов.
Продольные бланки документов выдаются ответственным за делопроизводство.
Учет поступления, выдачи и использования продольных бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 к Инструкции.
Испорченные продольные бланки документов подлежат возврату ответственному за делопроизводство.
Уничтожение продольных бланков документов осуществляется по акту (приложение N 5 к Инструкции).
Контроль за правильностью использования и хранения продольных бланков документов возлагается на ответственного за делопроизводство и руководителей структурных подразделений.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры PT Astra Serif размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (N 10 - 13).
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, уменьшение шрифта до 13,5 - 13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно - до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал, кроме текстов закона и пояснительной записки к закону, которые печатаются через полуторный межстрочный интервал.
Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее - абзацный отступ).
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяются одной - тремя строками непечатаемых символов (например, наименование документа или адресат от обращения (при его отсутствии - от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения - одной строкой, текст (приложение) от подписи - тремя строками непечатаемых символов).
2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: наименование документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" в протоколах.
2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенном в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
2.2.8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
1) герб Ульяновской области;
2) наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее - Министерство);
3) должность лица - автора документа;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные о Министерстве;
8) адресат;
9) дата документа;
