5.1. Личный прием проводится Министром, заместителем Министра, должностным лицом Министерства, исполняющими их обязанности, кураторами муниципальных образований Ульяновской области в соответствии с графиком выездного личного приема, утвержденным Губернатором, а также графиком личного приема граждан, утвержденным Министром.
5.2. Организация проведения личного приема включает в себя следующие процедуры:
личный прием должностными или уполномоченными лицами Министерства: собеседование с заявителем, консультации по поставленным вопросам, регистрация обращения;
рассмотрение обращения в ходе личного приема при отсутствии необходимости дополнительного изучения вопроса или уточнения сведений по заявленной в обращении проблеме;
направление обращения на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в случае необходимости получения дополнительных фактов или их подтверждения;
контроль за сроками исполнения поручения по рассмотрению обращения, оформленного по итогам проведения личного приема;
подготовка исполнителем письменного ответа заявителю или представление устного ответа на обращение в ходе личного приема;
анализ количества и характера поступивших обращений, качества их рассмотрения.
5.3. Кандидатуры заявителей на личный прием утверждаются Министром на основании обращений в письменной и устной формах, а также обращений в форм электронного документа, содержащих просьбы заявителей о личном приеме, по которым принято решение "поддержано".
5.4. Обращения, подлежащие рассмотрению на личном приеме должностного лица Министерства, предварительно рассматриваются исполнителем по существу поставленных в них вопросов. Исполнитель вправе запросить у заявителя необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в целях уточнения обстоятельств и фактов по обращению. Исполнителем готовятся предложения по положительному решению вопросов к личному приему должностного лица Министерства.
5.5. Приглашение заявителя на личный прием осуществляется исполнителем по телефону, факсу, посредством использования электронных систем связи или другими способами, но не позднее чем за 2 дня до даты, назначенной в поручении должностного лица Министерства.
В случае отказа заявителя от личного приема (или неявки без предупреждения на личный прием) письменный ответ по результатам рассмотрения обращения готовится на основании имеющейся информации по существу поставленных в обращении вопросов с уведомлением заявителя о возможной неполноте информации, обусловленной его неявкой на личный прием, а также перечисляются факты и обстоятельства, требующие пояснений заявителя для всестороннего и объективного рассмотрения его обращения.
5.6. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.
5.7. Сотрудник, ответственный за проверку проектов ответов на обращения граждан и организаций в Министерстве, обеспечивает присутствие заявителя, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, на личном приеме должностного лица Министерства в установленную дату и время проведения личного приема.
5.8. Сотрудник, ответственный за проверку проектов ответов на обращения граждан и организаций в Министерстве, формирует для должностного лица Министерства, осуществляющего личный прием, папку, содержащую следующие материалы:
а) оригинал или копию письменного обращения или обращения в форме электронного документа с приложениями;
б) информацию по результатам предварительного рассмотрения обращения с проектом положительного решения вопроса, поставленного заявителем.
5.9. На личном приеме должностное лицо Министерства, осуществляющее личный прием, представляется, предлагает заявителю повторно изложить суть обращения, оценивает имеющиеся у заявителя документы и материалы на предмет наличия нарушений законодательства, прав, свобод или законных интересов заявителей, утверждает или отклоняет проекты решений, предложенные исполнителями, информирует заявителя о принятом решении. Обращение в устной форме по итогам личного приема ставится на контроль и рассматривается на общих основаниях в соответствии с настоящей Инструкцией.
5.10. В ходе личного приема заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, на основании которого осуществляется оформление карточки личного приема сотрудником, ответственный за проверку проектов ответов на обращения граждан и организаций в Министерстве.
При отсутствии документа, удостоверяющего личность заявителя, сотрудник, ответственный за проверку проектов ответов на обращения граждан и организаций в Министерстве, заявителю разъясняет право направить обращение в Министерство в письменной форме или в форме электронного документа.
5.11. В случае подтверждения неоднократности обращения одного заявителя исполнителем делается запрос в архив Министерства обо всех поступивших ранее обращениях данного заявителя.
5.12. В случае отсутствия нарушений порядка рассмотрения обращений и принятия необходимых мер по результатам рассмотрения обращений со стороны исполнителя сотрудником, ответственный за проверку проектов ответов на обращения граждан и организаций в Министерстве, дается устное разъяснение заявителю о представленном ему ранее ответе по существу обращения или принятых мерах по решению поставленных в обращении вопросов (по просьбе заявителя может быть дан письменный ответ).
5.13. В случае выявления нарушений прав заявителя или порядка рассмотрения ранее направленного обращения, открытия новых обстоятельств дела обращение регистрируется в АС "Обращения граждан" повторно и направляется на рассмотрение в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
5.14. В ходе личного приема сотрудник, ответственный за проверку проектов ответов на обращения граждан и организаций в Министерстве, отказывает заявителю в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.15. После заполнения учетной карточки личного приема заявитель ставит свою подпись, подтверждающую соответствие содержания карточки личного приема изложению существа поставленных в обращении вопросов и выражающую его согласие на обработку его персональных данных в АС "Обращения граждан".
5.16. На обращения в устной форме, не требующие дополнительного изучения материалов, связанных с поставленными в обращении вопросами, при согласии заявителя ответ дается исполнителем в ходе беседы.
Ответ по телефону должен быть продублирован исполнителем ответом в письменной форме, если в этом имеется необходимость, обозначенная заявителем.
5.17. В случае получения ответа на все поставленные в обращении вопросы в ходе личного приема и наличия согласия заявителя на устный ответ в карточке личного приема делается запись: "Ответ на обращение получен в ходе личного приема. От письменного ответа отказываюсь", которая подтверждается подписью заявителя.