2.1. Учет и регистрация обращений и запросов, поступивших в Министерство, осуществляется с использованием АС "Обращения граждан".
2.2. Обращение в письменной форме может быть доставлено в Министерство непосредственно заявителем, его представителем, может поступить по почте, факсу, по электронной почте, посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" через виртуальную приемную Министерства на официальном сайте.
2.3. Все поступающие в Министерство обращения в письменной форме, в том числе телеграммы, и документы, связанные с их рассмотрением, сортируются в приемной Министерства, где осуществляются их первичная обработка и регистрация в АС "Обращения граждан".
2.4. По просьбе заявителя на копиях или вторых экземплярах принятых письменных обращений сотрудником приемной Министерства делается отметка о приеме письменного обращения и сообщается телефон для справок.
2.5. В приемной Министерства на этапе учета и первичной обработки почты:
проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
вскрывается конверт, проверяется наличие в нем текста обращения в письменной форме и документов. Документы, поступившие вместе с обращением (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и другие), являются приложением к обращению;
ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения возвращаются на почту невскрытыми;
проводится сверка реестров письменных обращений, доставленных фельдъегерской связью;
составляется акт в случае отсутствия текста письменного обращения, присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия документов, указанных в тексте письменного обращения.
2.6. Обращения в форме электронного документа, поступившие на официальный сайт в раздел "Обращения граждан" через ссылку на виртуальную приемную Министерства или по электронной почте Министерства (minfin.uln@yandex.ru), принимаются и выводятся на бумажный носитель сотрудником приемной Министерства.
2.7. Обращения в письменной форме и обращения в форме электронного документа, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются на общих основаниях в соответствии с настоящей Инструкцией.
2.8. Обращение в письменной форме, а также обращение в форме электронного документа подлежит регистрации в АС "Обращения граждан" в течение 3 дней со дня его поступления в Министерство.
2.9. В Министерстве на участке регистрации обращения сотрудником приемной Министерства поэтапно формируется электронная регистрационная карточка обращения. Указанная процедура включает в себя следующие действия:
проставляется регистрационный штамп на обращении в письменной форме;
при формировании электронной регистрационной карточки вносятся персональные данные заявителя (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый и/или электронный адрес заявителя, форма обращения (источник поступления), тип обращения);
обращение без указания фамилии, имени, отчества и обратного адреса отмечается индексом "Б/п" ("Без подписи");
коллективное обращение отмечается индексом "Колл."; по прочтении текста обращения определяются вопросы, темы, тематики и разделы в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан;
проводится проверка обращения на кратность; составляется аннотация содержания обращения;
указывается количество листов либо формат и объем электронного файла и наличие приложений либо вложений (описание приложения, количество листов либо формат и объем электронного файла);
при условии постановки обращения на контроль проставляется штамп "Контроль" на обращении и указывается контрольная дата.
По завершении процедуры регистрации обращению автоматически присваивается соответствующий номер с указанием актуальной даты регистрации.
2.10. Контрольное обращение поступает в Министерство посредством СЭД "CompanyMedia". Сотрудник приемной Министерства выводит его на бумажный носитель и представляет на доклад Министру, заместителю Министра для проставления резолюции.
Резолюция включает в себя фамилии, инициалы должностных лиц, которым поручено рассмотрение обращения (далее - исполнители), содержание резолюции, срок исполнения, подпись и дату.
2.11. Решение о направлении обращения на рассмотрение исполнителю принимается исключительно исходя из содержания обращения, независимо от того, кому из должностных лиц Министерства оно адресовано.
2.12. После рассмотрения Министром, заместителем Министра обращения сканируются сотрудником приемной Министерства, сканированные образы документов размещаются в АС "Обращения граждан" в целях оперативной электронной рассылки документов исполнителям.
2.13. Сотрудник приемной Министерства вносит резолюции Министра, заместителя Министра в АС "Обращения граждан" без изменений и проставляет контрольную дату в день возвращения обращения с рассмотрения.
2.14. В соответствии с законодательством в случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких исполнителей, копия обращения направляется им посредством электронной рассылки в АС "Обращения граждан" или по электронным адресам (в случае отсутствия у них АС "Обращения граждан") не позднее 7 дней со дня регистрации в Министерства.