Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области, после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области, относящиеся к государственной собственности, и документы долговременного хранения, а также документы по личному составу хранятся в архиве.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив проводится в подразделениях и включает в себя следующие этапы:
проведение экспертизы ценности документов;
полное оформление дел;
составление описи дел;
составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Сотрудники службы делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь подразделениям в проведении вышеуказанных работ.
11.1. Экспертиза ценности документов
11.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.
11.1.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится:
в подразделениях - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;
в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.
11.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области распоряжением Правительства Ульяновской области создается ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.
Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается распоряжением Правительства Ульяновской области.
11.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.
11.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
11.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы временного хранения.
Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов постоянного хранения.
11.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение N 51 к Инструкции), дел долговременного хранения (приложение N 52 к Инструкции) и дел по личному составу (приложение N 53 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 54 к Инструкции).
11.2. Составление и оформление описей дел
11.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи дел составляются подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.