5.1. Организация документооборота
5.1.1. В Правительстве Ульяновской области различают три потока документооборота:
входящие документы - документы, поступившие из сторонних организаций;
исходящие документы - документы, отправляемые в другие организации;
внутренние документы - документы, создаваемые в подразделениях и используемые сотрудниками подразделений в управленческом процессе.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые с ними в Правительстве Ульяновской области, определяются Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией, положениями о подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.
5.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, электронной почты и системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Доставка документов в подразделения осуществляется ответственными за делопроизводство в подразделениях либо уполномоченными в надлежащем порядке сотрудниками подразделений в соответствии с графиком выдачи документов, указанным в пункте 5.2.16 настоящего подраздела, под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя).
5.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются в службе делопроизводства.
5.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам службы делопроизводства под роспись согласно реестрам.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки (при наличии) и соответствие номеров документов (пакетов) номерам, записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставятся дата и подпись специалиста службы делопроизводства, принявшего документ. Сотрудник службы делопроизводства может проставлять на предъявляемой копии штамп о поступлении документа в Правительство Ульяновской области.
5.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в них приложений.
При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой приобщается к поступившему документу и отсылается отправителю. В акте обязательно указываются наименование должности, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер документа, дата документа и заголовок к тексту) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывается руководителем службы делопроизводства и сотрудником, вскрывшим указанный конверт.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
5.2.5. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов:
при поступлении писем от граждан.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.
Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.02.2018 10.35.
Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп "Правительство Ульяновской области", указывается дата поступления, и он передается адресату.
5.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются дежурным в приемной Губернатора Ульяновской области. Указанные документы передаются в службу делопроизводства не позднее 10.00 ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.
О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору Ульяновской области, Председателю Правительства Ульяновской области с последующей передачей таких документов в службу делопроизводства.
5.2.7. Документы от ИОГВ должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации документов в ИОГВ.
5.2.8. Первичная обработка поступивших документов заключается в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.