12.1. В Правительстве Ульяновской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением печати и изображения герба Ульяновской области.
12.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Правительства Ульяновской области, которое является составителем документа, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
12.3. Состав и перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается правовым актом Губернатора Ульяновской области.
12.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
12.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
12.6. При получении электронных документов, подписанных ЭП, службой делопроизводства осуществляется проверка подлинности ЭП.
12.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Губернатору Ульяновской области или Председателю Правительства Ульяновской области, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
12.8. Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области и (или) поступившие в Правительство Ульяновской области на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.
12.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.
12.10. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку (приложение N 39.1 к Инструкции).
В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.
12.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание").
12.12. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном Инструкцией порядке в информационных системах Правительства Ульяновской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
12.13. Электронные документы после истечения срока, установленного для их хранения, подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.