В Инструкции используются следующие основные понятия:
архивная выписка - документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная справка - документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой;
архивохранилище (архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими составителя официального документа;
включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в СЭД;
внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области;
документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов в Правительстве Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;
индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
исполнитель (документа) - лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3 - 5, 8, 9, 11, 22 - 25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 N 06-ЗО "О государственных должностях Ульяновской области", помощник, советник, заместитель руководителя администрации, руководитель подразделения, ИОГВ, подведомственной организации, фамилия которого указана в отметке об исполнителе или в резолюции;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных подразделениями за определенный период времени;