ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 13 августа 2018 года N 81
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(с изменениями на 20 мая 2019 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
Указа Губернатора Ульяновской области от 01.02.2023 N 9
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
Указа Губернатора Ульяновской области от 20.05.2019 N 41
____________________________________________________________________
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям подразделений, образуемых в Правительстве Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.
Губернатор
Ульяновской области
С.И.МОРОЗОВ
Утверждена
указом
Губернатора Ульяновской области
от 13 августа 2018 года N 81
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р ИСО 15489-1 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота CompanyMedia (далее - СЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях, образуемых в Правительстве Ульяновской области (далее - подразделения), осуществляют департамент делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области (далее - служба делопроизводства) и ответственные лица в подразделениях, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство).
По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует с подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области (далее также - ИОГВ) и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения назначает ответственного (ответственных) за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в подразделениях и их функциональные обязанности утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области, а также сотрудников ИОГВ и организаций, подведомственных Правительству Ульяновской области или ИОГВ (далее - подведомственные организации), осуществляющих подготовку документов за подписью лиц, замещающих государственные должности Ульяновской области, указанные в пунктах 1, 3 - 5, 8, 9, 22 - 25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 N 06-ЗО "О государственных должностях Ульяновской области" (далее также - должностные лица Правительства Ульяновской области), помощников Губернатора Ульяновской области (далее - помощники), советников Губернатора Ульяновской области (далее - советники), а также заместителя руководителя администрации Губернатора Ульяновской области и заместителя руководителя администрации Губернатора Ульяновской области - начальника государственно-правового управления (далее - заместители руководителя администрации).
Руководители подразделений, ИОГВ и подведомственных организаций, осуществляющих подготовку документов за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области, в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы делопроизводства докладывает должностному лицу Правительства Ульяновской области, курирующему службу делопроизводства, о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Правительства Ульяновской области (далее - архив) для включения их в дело архивного фонда.
1.14. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
архивная выписка - документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная справка - документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой;
архивохранилище (архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими составителя официального документа;
включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в СЭД;
внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области;
документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов в Правительстве Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;
индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
исполнитель (документа) - лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3 - 5, 8, 9, 11, 22 - 25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 N 06-ЗО "О государственных должностях Ульяновской области", помощник, советник, заместитель руководителя администрации, руководитель подразделения, ИОГВ, подведомственной организации, фамилия которого указана в отметке об исполнителе или в резолюции;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных подразделениями за определенный период времени;
оперативное хранение документов - хранение документов в подразделении до их передачи в архив или уничтожения;
опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
опись дел подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
первичная обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Правительство Ульяновской области;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;
предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в Правительство Ульяновской области, для определения лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;
разработчик документа - сотрудник Правительства Ульяновской области, ИОГВ, подведомственной организации, ответственный за подготовку документа;
регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;
составитель документа - лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3 - 5, 8, 9, 22 - 25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 N 06-ЗО "О государственных должностях Ульяновской области", помощник или советник, советник или заместитель руководителя администрации, на бланке которого оформляется документ, либо подразделение, ИОГВ, подведомственная организация, создавшие документ;
