Документы Правительства Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Документы Правительства Ульяновской области, относящиеся к государственной собственности, и документы долговременного хранения, а также документы по личному составу хранятся в архиве.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив проводится в подразделениях и включает в себя следующие этапы:
проведение экспертизы ценности документов;
полное оформление дел;
составление описи дел;
составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Сотрудники службы делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь подразделениям в проведении вышеуказанных работ.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится:
в подразделениях - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;
в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.
10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области распоряжением Правительства Ульяновской области создается ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.
Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Правительством Ульяновской области.
10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.
10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение N 51 к Инструкции), долговременного хранения (приложение N 52 к Инструкции) и по личному составу (приложение N 53 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 54 к Инструкции).
10.2. Составление и оформление описей дел
10.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи дел.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи дел составляются подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.