11.1. В Правительстве Ульяновской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением печати и изображения герба Ульяновской области.
11.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Правительства Ульяновской области, которое является разработчиком документа, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
11.3. Состав и перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, по согласованию с ЭПК.
11.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
11.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
11.6. При получении электронных документов, подписанных ЭП, службой делопроизводства осуществляется проверка подлинности ЭП.
11.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Губернатору Ульяновской области или Председателю Правительства Ульяновской области, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
11.8. Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области и (или) поступившие в Правительство Ульяновской области на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.
11.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.
11.10. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
адресант;
адресат;
наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
дата поступления документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
заголовок к тексту;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
резолюция;
наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя;
гриф ограничения доступа к документу.