6.1. Машинописные работы
Печатание документов осуществляется в машбюро, а также непосредственно в подразделениях (служебные письма за подписью руководителя соответствующего подразделения, внутренние документы) с соблюдением установленных Инструкцией требований.
В машбюро печатаются только служебные документы на русском языке. Документы и материалы для печатания передаются в машбюро вместе с заполненным бланком заказа установленной формы (приложение N 40 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке печатаются законопроекты Ульяновской области, проекты правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области.
Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями подразделений или руководителем службы делопроизводства.
Документы, сданные в работу после 17 часов 30 минут, печатаются на следующий день.
В передаваемых для печатания документах правки, равно как и вставки, сноски, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных цветов (синего, фиолетового или красного). Не принимаются для печатания документы, имеющие трудночитаемые правки, содержащие вопросы и замечания, не устраненные разработчиком документа после редактирования сотрудниками службы делопроизводства (корректорами). Кроме того, при наличии логических, гносеологических, а также многочисленных орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление его на бланк не осуществляется и материалы возвращаются разработчику документа для доработки.
Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машбюро с электронной копией в формате текстового редактора Word.
Электронные носители, предоставленные разработчиками документов, проверяются сотрудниками машбюро на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с такими электронными носителями прекращается и они возвращаются разработчику документа.
Документ и электронный носитель также возвращаются разработчику документа, если электронная версия не совпадает с версией документа на бумажном носителе.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа.
Документ печатается в одном экземпляре (за исключением писем) и передается разработчику документа.
На первой странице изготовленного документа (кроме писем) и на первых страницах всех приложений к документу в правом нижнем углу проставляется колонтитул размером шрифта N 8 нормальной насыщенности (дата и месяц создания документа (печатания) цифровым способом, инициалы сотрудника машбюро, печатавшего документ, порядковый номер документа в пределах рабочего дня, например: 1112ст1).
В письмах колонтитул проставляется на оборотной стороне последнего листа под реквизитом "Отметка об исполнителе" размером шрифта N 10 нормальной насыщенности от левой границы текстового поля без абзацного отступа.
Для дальнейшего использования в работе электронные версии документов, хранящиеся в машбюро, копируются на электронные носители разработчиков документов по их просьбе.
Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исходящих писем, подписываемых Губернатором Ульяновской области, Председателем Правительства Ульяновской области, разработчик документа должен вносить в них возможные правки только в машбюро.
6.2. Копировально-множительные работы
Выполнение копировально-множительных работ производится в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.
В службе делопроизводства копируются служебные документы подразделений. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является оформление заказа по установленной форме (приложение N 41 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) осуществляется в подразделениях с соблюдением правил, установленных Инструкцией.
Документы на копирование принимаются службой делопроизводства до 17 часов.
В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от Губернатора Ульяновской области, Первого заместителя Губернатора Ульяновской области, Первого заместителя Губернатора Ульяновской области - руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, а также рассылочные экземпляры законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем подразделения или руководителем службы делопроизводства.
Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.
Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются.
Не подлежат копированию используемые Правительством Ульяновской области официальные бланки с воспроизведением герба Ульяновской области.
Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки.