4.1. Учет поступивших на конкурс документов и конкурсных материалов возлагается на секретаря общественного совета.
Члены общественного совета обязаны ознакомиться со всеми представленными документами и конкурсными материалами в течение месяца после окончания приема документов и конкурсных материалов.
4.2. Заседание общественного совета считается правомочным, если в нем приняли участие не менее 2/3 его членов.
Общественный совет рассматривает работы кандидатов (соискателей), принимает решение о победителях конкурса простым большинством голосов и оформляет его протоколом. Из выдвинутых номинантов победители выбираются путем открытого голосования. При обсуждении учитываются научно-исследовательская деятельность номинанта, его вклад в области регионального краеведения, актуальность и новизна его исследований, активная просветительская деятельность. Председателю общественного совета принадлежит право решающего голоса при принятии общественным советом решения о победителях конкурса в случае равенства голосов членов общественного совета.
4.3. Члены общественного совета, произведения которых выдвинуты на соискание премий, в голосовании не участвуют.
4.4. Общественный совет подводит итоги проведения конкурса и объявляет победителей в течение двух месяцев со дня окончания приема документов и конкурсных материалов.
4.5. Участники конкурса уведомляются о результатах проведения конкурса не позднее чем за неделю до вручения премий победителям.
4.6. На торжественное мероприятие по вручению премий приглашаются все номинанты на соискание премий.