Архивное дело как деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов подразумевает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов развития муниципального образования "город Ульяновск".
Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" относит формирование и содержание муниципального архива к вопросам местного значения городского округа и определяет архивный фонд как муниципальную собственность.
По состоянию на 1 января 2012 года источниками комплектования МКУ "УГА" являются 35 организаций и предприятий, создающих документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значения и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия муниципального образования "город Ульяновск". В двух приспособленных помещениях площадью 560 кв. метров на стеллажах разместились 35000 единиц хранения.
В последнее время архивная информация стала особенно востребована, она используется в проведении организационных мероприятий органов управления, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященным политическим и историческим событиям муниципального образования "город Ульяновск". В этих целях МКУ "УГА" практикует организацию выставок архивных документов, публикацию статей в периодической печати.
Интенсивность работы по использованию архивных документов с каждым годом повышается, что связано с возросшим стремлением к знанию отечественной истории, отдельных ее явлений, событий и фактов, возвращению к истокам.
В функции муниципального архива входит такой важный вид оказания услуг населению, как исполнение социально-правовых запросов граждан путем оформления и выдачи архивных справок для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, социальных льгот. Ежегодно МКУ "УГА" исполняет до 3000 социально-правовых запросов (за 2012 год исполнен 2201 запрос). В двух приспособленных помещениях площадью 560 кв. метров на стеллажах разместились 35000 единиц хранения.
Тем не менее, дальнейшее развитие архивного дела невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочного аппарата, проблемы долговременной сохранности документов, без определения перспектив технического оснащения архива. Перед МКУ "УГА" встает проблема нехватки стеллажей в архивохранилищах в связи с тем, что объем дел, принимаемых от организаций, постоянно возрастает, что приводит к преждевременному старению, разрушению физической основы бумаги. В помещениях архивохранилища отсутствует система вентиляции, не осуществляется картонирование документов в полной мере, которое, защищая дела от пыли и воздействия света, способствует обеспечению долговременной сохранности документов, удобству их размещения в архивохранилищах, поиску и использованию документов. Помещения архивохранилища не обеспечены современной копировально-множительной техникой.
Недостаточными темпами для современного уровня развития информационных технологий осуществляется оснащенность муниципального архива оргтехникой, что тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможность широкого использования документов в информационном пространстве, создание единой информационной сети архивной службы и централизованной системы научно-справочного аппарата документов архивного фонда муниципального образования "город Ульяновск", снижает оперативность и качество информационного обслуживания муниципальных органов государственной власти, исследователей и граждан. Введение новых автоматизированных архивных технологий предполагает внедрение специализированных программных продуктов по архивному делу.
Из-за отсутствия расходных материалов и оборудования не ведется работа по созданию страхового фонда архивных документов.
Решение актуальных задач муниципальной политики в области архивного дела требует реализации специального комплекса мероприятий по улучшению хранения документов, обеспечению сохранности архивного фонда муниципального образования "город Ульяновск" в ближайшие годы.
Результатом реализации Программы станет сохранение исторического наследия города, повышение качества обслуживания жителей и организаций муниципального образования "город Ульяновск", улучшение условий обеспечения сохранности и безопасности архивного фонда.