ПОЛОЖЕНИЕ о порядке работы с электронными документами в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области"
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными документами в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области" (далее также - СЭД).
2. В целях настоящего Положения используются понятия, предусмотренные Положением о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области", утвержденным актом Правительства Псковской области.
3. Настоящее Положение не распространяется на отношения, связанные с:
согласованием и подписанием проектов правовых актов в Правительстве Псковской области и иных исполнительных органах Псковской области, рассмотрением обращений граждан в Правительстве Псковской области, которые регулируются отдельными актами Правительства Псковской области;
рассмотрением документов, содержащих государственную, служебную и коммерческую тайну, которые регулируются отдельными актами участников СЭД.
II. Внесение электронных документов в СЭД
4. Входящие документы внешнего документооборота и проекты исходящих электронных документов внутреннего документооборота и электронных документов внешнего документооборота вносятся в СЭД путем заполнения полей электронной карточки (обязательные отмечены звездочкой).
5. К электронной карточке входящих документов внешнего документооборота добавляются: электронные документы, электронные образы документов с приложениями.
К электронной карточке исходящих документов внешнего и внутреннего документооборота добавляются файлы в различных исходных форматах, содержащие электронный документ (проект электронного документа).
6. При внесении в СЭД проекта исходящего документа вложения должны быть сформированы в соответствии с правилами делопроизводства участника СЭД с использованием шаблонов, размещенных в СЭД.
7. Исполнителем проекта исходящего электронного документа является пользователь СЭД, непосредственно его внесший в СЭД.
III. Связывание электронных документов
8. Для отражения в СЭД информации о взаимосвязях документов используется механизм связывания. Связь между двумя электронными документами может быть сформирована любым пользователем СЭД при наличии у него достаточных полномочий.
9. При ответе на входящий документ в проекте исходящего электронного документа в связях обязательно указывается его номер.
10. В случае согласования проекта электронного документа с организациями, не являющимися участниками СЭД, результаты таких согласований, представленные в виде входящих документов внешнего документооборота, в обязательном порядке связываются с согласуемым проектом электронного документа.
IV. Согласование проектов электронных документов
11. Проекты исходящих электронных документов внутреннего документооборота и электронных документов внешнего документооборота могут быть отправлены на согласование. Состав согласующих пользователей СЭД, маршрут согласования и сроки согласования определяются исполнителем проекта электронного документа исходя из конкретной ситуации.
Общий срок согласования должен определяться в пределах срока рассмотрения соответствующего электронного документа и с учетом требований законодательства Российской Федерации и Псковской области.
12. При подготовке проекта электронного документа, подписантом которого является не непосредственный руководитель исполнителя проекта электронного документа, а вышестоящий руководитель, согласование такого проекта с непосредственным руководителем является обязательным.
13. При подготовке проекта электронного документа в ходе исполнения поручения с несколькими соисполнителями такой проект электронного документа должен быть согласован со всеми соисполнителями для учета их мнения.
14. Проект электронного документа может быть направлен всем согласующим пользователям одновременно (параллельное согласование) или по очереди (последовательное согласование). Последовательное согласование применяется в случае, если некоторым согласующим пользователям СЭД для принятия решения о согласовании проекта электронного документа необходимо учитывать мнение других согласующих пользователей СЭД. Возможно формирование смешанного маршрута согласования путем комбинирования параллельного и последовательного согласования.
15. При наличии у пользователя СЭД, согласующего проект документа, электронной подписи, ее применение является обязательным.
16. Согласующий пользователь может организовать работу с проектом документа, сформировав поручения для исполнения иными пользователями или направив проект на дополнительное согласование одному или нескольким пользователям. При этом сроки исполнения такого поручения или дополнительного согласования не должны превышать срока, отведенного на согласование пользователю.