Положение
о порядке работы с электронными документами в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области"
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области" (далее также - СЭД АПО).
2. В целях настоящего Положения применяются понятия, предусмотренные Положением о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области", утвержденным актом Администрации области.
3. Настоящее Положение не распространяется на отношения, связанные с согласованием и подписанием проектов правовых актов в Администрации области и иных органах исполнительной власти области, рассмотрением обращений граждан в Администрации области, которые регулируются отдельными актами Администрации области.
4. Настоящее Положение не распространяется на отношения, связанные с рассмотрением документов, содержащих государственную, служебную и коммерческую тайну, которые регулируются отдельными актами участников СЭД АПО.
2. Внесение документов в СЭД АПО
5. Входящие документы внешнего документооборота и проекты исходящих документов внутреннего и внешнего документооборота вносятся в СЭД АПО путем создания электронной карточки, в которой заполняются следующие сведения: вид документа, краткое содержание (наименование текста) документа, адресат.
При заполнении электронной карточки входящего документа внешнего документооборота в электронной карточке дополнительно указываются отправитель, регистрационный номер и дата регистрации, указанные отправителем.
При заполнении электронной карточки проекта исходящего документа внешнего документооборота в электронной карточке дополнительно указываются ФИО подписанта, получатель исходящего документа.
При заполнении электронной карточки проекта исходящего документа внутреннего документооборота в электронной карточке дополнительно указываются ФИО подписанта.
6. К электронной карточке входящих документов внешнего документооборота добавляются: электронные документы, электронные образы документов и приложения к ним.
К электронной карточке исходящих документов внешнего и внутреннего документооборота добавляются файлы в различных исходных форматах, содержащие непосредственно сам документ (проект документа) и приложения к нему.
7. В случае внесения в СЭД АПО проекта исходящего документа, направляемого получателю после подписания в бумажном виде, вложения должны быть сформированы в соответствии с правилами делопроизводства участника СЭД АПО с обязательным использованием шаблонов, размещенных на информационном ресурсе оператора СЭД АПО.
8. Автором проекта исходящего документа является пользователь, непосредственно внесший проект документа в СЭД АПО.
3. Связывание документов
9. В целях отражения в СЭД АПО информации о взаимосвязях документов используется механизм связывания. Связь между двумя документами может быть сформирована любым пользователем при наличии у него достаточных полномочий.
10. Обязательным является связывание исходящего документа (проекта документа) с входящим документом, ответом на который он является.
11. В случае согласования проекта документа с организациями, не являющимися участниками СЭД АПО, результаты таких согласований, представленные в виде входящих документов внешнего документооборота, в обязательном порядке связываются с согласуемым проектом документа.
4. Согласование проектов документов
12. Проекты исходящих документов внешнего и внутреннего документооборота могут быть отправлены на согласование. Состав согласующих пользователей, маршрут согласования и сроки согласования определяются автором проекта документа исходя из конкретной ситуации.
Общий срок согласования должен определяться в пределах срока рассмотрения соответствующего документа и с учетом требований законодательства.
13. При подготовке проекта документа, подписантом которого является не непосредственный руководитель автора проекта документа, а вышестоящий руководитель, согласование проекта с непосредственным руководителем является обязательным.
14. При подготовке проекта документа в ходе исполнения поручения с несколькими соисполнителями такой проект должен быть согласован со всеми соисполнителями для учета их мнения.
15. Проект документа может быть направлен всем согласующим пользователям одновременно (параллельное согласование) или по очереди (последовательное согласование). Последовательное согласование применяется в случае, если некоторым согласующим пользователям для принятия решения о согласовании проекта документа необходимо учитывать мнение других согласующих пользователей. Возможно формирование смешанного маршрута согласования путем комбинирования параллельного и последовательного согласования.