Собственники документов, отнесенных к составу архивного фонда Краснодарского края, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным, уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями системы отдела в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Краснодарского края, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части архивного фонда Краснодарского края для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно - методическими документами архивных органов учреждений системы отдела; разрабатывают и утверждают по согласованию с отделом нормативно - методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Краснодарского края, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек до утверждения отделом описей на дела постоянного хранения и согласования в установленном порядке описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Краснодарского края не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами и архивными учреждениями Краснодарского края.