Документы архивного фонда Краснодарского края независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учета в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Документы государственной части архивного фонда Краснодарского края учитываются в архивных органах и учреждениях системы отдела, государственных музеях и библиотеках, архивах документов по личному составу по фондам, коллекциям, единицам хранения.
Органы государственной власти и прокуратуры Краснодарского края, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части архивного фонда Краснодарского края в соответствующие архивные органы и учреждения системы отдела.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Краснодарского края представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений системы отдела.
При смене собственника или места хранения документов негосударственной части архивного фонда Краснодарского края собственники информируют архивные органы и учреждения системы отдела о новом владельце и месте дальнейшего хранения этих документов.