В соответствии с возложенными на него задачами Управление осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство в аппарате и администрации Магаданской области, в том числе:
- прием, обработка, оформление, регистрационный учет и выпуск постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области. Доведение их до сведения исполнителей, заинтересованных подразделений аппарата администрации Магаданской области, органов исполнительной власти Магаданской области и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, должностных лиц и граждан;
- направление в средства массовой информации подписанных губернатором Магаданской области нормативных актов губернатора, администрации Магаданской области и иных документов, подлежащих обнародованию в средствах массовой информации;
- организация хранения в установленном порядке подлинников постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области;
- создание банка данных постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области.
4.2. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, применяемых в аппарате администрации Магаданской области.
4.3. Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых руководству.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях аппарата администрации Магаданской области, за соблюдением установленного порядка работы с документами.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Принимает участие в мероприятиях по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности органов исполнительной власти области.
4.12. Обеспечивает эффективное межведомственное автоматизированное информационное взаимодействие при работе с документами.
4.13. Осуществляет методическое руководство деятельности органов исполнительной власти по вопросам делопроизводства.
4.14. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.15. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений ограниченного распространения.
4.16. Подготавливает правовые акты, методические материалы и предложения по вопросам документационного обеспечения, работы с документами, архивного дела.
4.17. Подготавливает сводную номенклатуру дел администрации Магаданской области.
4.18. Осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации Магаданской области.
4.19. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата администрации Магаданской области дел, подлежащих сдаче в Государственный архив Магаданской области. Организовывает прием документов на архивное хранение, обеспечивает их учет и сохранность.
4.20. Подготавливает материалы с постоянными сроками хранения для передачи в Государственный архив Магаданской области, а также на списание и уничтожение документов и материалов, сроки хранения которых истекли.
4.21. Организовывает поиск, оформление и выдачу архивных справок.
4.22. Осуществляет прием и передачу служебных документов и информации по каналам факсимильной связи.
4.22. Обеспечивает, совместно с хозяйственным отделом, администрацию Магаданской области, структурные подразделения аппарата администрации Магаданской области необходимой бланочной продукцией.