37. Ответственное должностное лицо архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов.
38. В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
39. Срок исполнения данной административной процедуры – 7 дней.
Направление запросов на исполнение по принадлежности
в органы и организации
40. По итогам анализа тематики поступивших запросов архивный отдел направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
- в областное государственное учреждение "Государственный архив Магаданской области";
- в архивные отделы администраций районов Магаданской области;
- в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
41. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, архивный отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела.
42. При необходимости, областное государственное учреждение "Государственный архив Магаданской области", архивные отделы администраций районов Магаданской области направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
43. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, архивный отдел, ОГУ "ГАМО", архивные отделы администраций районов Магаданской области, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.
Подготовка ответов заявителям
44. Подготовку ответов заявителям осуществляет архивный отдел, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
45. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
46. Органы и организации, исполняющие полученные от архивного отдела и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
47. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.