2.1. Основными задачами отдела являются:
- организация делопроизводства в аппарате администрации области с применением современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной и организационной техники; обеспечение контроля за прохождением документов в аппарате администрации области, сохранение документов, законченных делопроизводством;
- информационно-методическое обеспечение служб делопроизводства органов исполнительной власти области;
- организационно-техническое обеспечение работы губернатора области и его заместителей.
2.2. На отдел возлагаются следующие функции:
- прием, регистрация, компьютерная обработка, передача руководству администрации поступающей служебной и другой корреспонденции, доставка и отправка служебных документов и другой корреспонденции;
- организация учета, контроля и прохождения документов от руководства администрации в структурные подразделения аппарата администрации области и органы исполнительной власти области;
- прием, обработка, оформление, регистрационный учет и выпуск постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области. Доведение их до сведения исполнителей, заинтересованных подразделений аппарата администрации области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, должностных лиц и граждан; организация хранения в установленном порядке подлинников постановлений и распоряжений губернатора, постановлений администрации;
- регистрационный учет постановлений и распоряжений, требующих контроля, направление соответствующих уведомлений о постановке на контроль постановлений (распоряжений) соответствующим органам государственного управления, структурным подразделениям аппарата администрации, органам исполнительной власти области, ответственным за исполнение и контроль за исполнением постановлений (распоряжений), информирование губернатора области и его заместителей о нарушении сроков исполнения постановлений (распоряжений);
- разработка инструкции по делопроизводству в администрации области, сводной номенклатуры дел;
- создание банка данных постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области;
- прием и передача служебных документов и информации по каналам факсимильной связи, электронной почте;
- прием на хранение в архив документальных материалов, систематизация, размещение, обеспечение сохранности документальных материалов, принятых на хранение;
- подготовка материалов с постоянными сроками хранения для передачи в государственный архив, а также на списание и уничтожение документов и материалов, сроки хранения которых истекли;
- организация поиска, оформление и выдача архивных справок;
- выполнение машинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительных работ;
- организационное и техническое обеспечение совещаний, других мероприятий, проводимых губернатором области;
- обеспечение совместно с хозяйственным отделом структурных подразделений аппарата администрации области необходимой бланочной продукцией.
III. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
3.1. Отдел для осуществления своих основных функций и выполнения возложенных на него задач имеет право:
- направлять в подразделения аппарата администрации области, органы исполнительной власти области документы по организации делопроизводства;
- направлять напоминания исполнителям о необходимости представления ответа на служебные документы, находящиеся на контроле;
- вносить стилистические изменения, не изменяющие по смыслу содержание, в проекты распоряжений и постановлений губернатора области, постановлений администрации области;
- возвращать на доработку проекты официальных документов, подготовленные без соблюдения требований, установленных инструкцией по делопроизводству;
- не принимать у исполнителей в печать небрежно и неаккуратно исполненные рукописные материалы;
- при необходимости запрашивать в подразделениях аппарата администрации, органах исполнительной власти области требующиеся для работы материалы по контролю за сроками исполнения документов с поручениями руководителей администрации области;
- в случае необходимости вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе отдельных специалистов;
- пользоваться относящимся к компетенции отдела информационным банком данных администрации области.