Предмет регулирования Административного регламента.
Предметом регулирования настоящего административного регламента являются правоотношения, возникающие между организациями – источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области и архивным отделом администрации Магаданской области, связанные с предоставлением государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу.
Административный регламент разработан в целях повышения качества, открытости и доступности предоставления государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, а также определяет стандарт предоставления государственной услуги, в том числе сроки и последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги.
Круг заявителей
2. Заявителями государственной услуги являются: организации – источники комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области, иные организации.
Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги
3. Государственная услуга по организации информационного обеспечения пользователей предоставляется архивным отделом администрации Магаданской области.
4.Место нахождения архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр.К.Маркса, 60.
5. Электронный адрес: magadanarchive@mail.ru,
сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.
6. Справочные телефоны: тел: (8-4132) 65-40-93 тел./ факс – 65-13-99.
7. Прием документов от организаций осуществляется по рабочим дням с 9.00 до 12.30, с 14.00 до 17.30.
8. Место нахождения областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Магаданской области" и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К.Маркса, 60.
Справочные телефоны: тел.: (8-413) 65-10-71.
Прием представителей организаций осуществляется ежедневно с понедельника по четверг: с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 17.00. В пятницу прием осуществляется с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 16.45.
9. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится при личном обращении, по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте, на информационном стенде архивного отдела, посредством использования сведений, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области (www.magadanarchive.ru), в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru), в региональной информационной системе "Портал государственных услуг (функций) Магаданской области" (www.pgu.magadan.ru).
10. При консультировании представителей организаций по телефону должностные лица архивного отдела и ОГКУ "ГАМО" дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги.
11. Информирование представителей организаций при личном обращении осуществляется сотрудниками архивного отдела и ОГКУ "ГАМО" на рабочих местах в соответствии с графиками работы.
Сотрудники архивного отдела и ОГКУ "ГАМО", ответственные за прием, обязаны принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.
В день назначенной встречи сотрудник архивного отдела или ОГКУ "ГАМО" обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.
12. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или представителя организации – получателя государственной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
13. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
14. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся представителей организаций по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
15. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;
- извлечения из текста настоящего административного регламента;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;
- схема размещения специалистов и режим приема ими представителей организаций;