69. Архивный отдел по итогам анализа тематики обращений направляет их на исполнение по принадлежности в ОГКУ "ГАМО", органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).
Если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо архивного отдела направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.
Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством подготовки сопроводительного письма в ОГКУ "ГАМО", органы и организации с приложением соответствующих документов.
70. ОГКУ "ГАМО" по результатам рассмотрения тематических запросов, поступивших из архивного отдела, готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляет их в архивный отдел.
71. Организации, исполняющие полученные из архивного отдела запросы, по итогам выявления запрашиваемой информации, готовят информационные материалы, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя.
(в ред. Приказа от 30.07.2012 N 30)
72. В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.
Подготовка и направление ответов пользователям
73. Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о рассмотрении и (или) направлении запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
74. Должностное лицо архивного отдела:
- анализирует полученные ответы из ОГКУ "ГАМО", иных органов и организаций, оценивает полноту полученной информации;
- готовит информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из ОГКУ "ГАМО" информационных материалов (информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов), для ответа на запрос пользователя;
- при отсутствии запрашиваемых сведений в ОГКУ "ГАМО" информирует об этом автора обращения (запроса) и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;
- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
75. Рассмотрение обращения (запроса) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 15 дней.
Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством внесения соответствующей отметки об исполнении запроса.