Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

Последовательность действий должностных лиц архивного отдела при предоставлении государственной услуги Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение

62. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

63. Поступившие в архивный отдел письменные обращения (запросы) пользователей регистрируются должностным лицом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции архивного отдела, затем передаются на рассмотрение начальнику архивного отдела.

Максимальный срок исполнения административного действия - не более трех дней со дня получения запроса.

64. Депутатские запросы о предоставлении информации рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления.

65. При поступлении в архивный отдел запроса пользователя по электронной почте, запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется должностным лицом архивного отдела по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

66. Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством внесения соответствующей записи в журнале регистрации запросов.

Учет поступающих обращений (запросов) осуществляется в пределах календарного года.

Обращению (запросу) присваивается порядковый номер в Журнале регистрации тематических запросов, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала. В графе 2 указывается дата регистрации, в графе 3 - номер и дата поступившего обращения (запроса), в графе 4 - наименование органа или организации, фамилия, имя, отчество заявителя. Адрес юридического или физического лица указывается в графе 5. Содержание запрашиваемой информации отражается в графе 6. В графе 7 указывается фамилия исполнителя, в графе 8 - наименование выданного документа, в графах 9,10 - количество листов документов (основного, приложений), в графе 11 - дата исполнения обращения (запроса). В последней 12 графе журнала - примечание может содержаться следующая информация:

- положительный ответ,

- отрицательный ответ;

- ответ об отсутствии документов в архиве по запрашиваемой информации;

- рекомендация, куда следует обратиться для получения необходимой информации;

- о продлении срока исполнения обращения (запроса).