44. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
- регистрация обращений (запросов), рассмотрение поступивших обращений (запросов) начальником архивного отдела и передача на исполнение должностному лицу архивного отдела;
- анализ тематики социально-правовых запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;
- направление по результатам рассмотрения социально-правовых запросов на исполнение по принадлежности в ОГУ "ГАМО", органы и организации;
- подготовка и направление ответов пользователям.
Блок-схема последовательности действий архивного отдела по предоставлению государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел, приведена в Приложении N 2.
Регистрация обращений (запросов) заявителей и передача их на исполнение
45. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Поступившие в архивный отдел письменные обращения (запросы) заявителей регистрируются должностным лицом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции архивного отдела, в течение трех дней с момента поступления в архивный отдел, докладываются начальнику архивного отдела.
Регистрация осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело", в базе данных "Обращения российских граждан", т.е. создаются регистрационные карточки (РК), в которых автоматически проставляется регистрационный номер, дата регистрации, заполняются все необходимые поля.
46. Депутатские запросы о предоставлении информации рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления.
47. При поступлении в архивный отдел Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики обращений (запросов)
48. Должностное лицо архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) заявителей, осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) заявителей. При этом определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в обращении (запросе) заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
49. Архивный отдел письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.