18. Запросы социально-правового характера граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений, поступившие в архивный отдел, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архивный отдел уведомляет заявителя.
19. При рассмотрении архивным отделом запросов органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, архивный отдел дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов, архивный отдел в течение семи дней со дня регистрации уведомляет орган об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного федеральным законодательством срока для ответа на запрос.
20. При поступлении в архивный отдел запросов социально-правового характера, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
21. Прием граждан осуществляется начальником архивного отдела и его заместителем по рабочим дням без предварительной записи.
22. Предоставление государственной услуги по непосредственному исполнению запросов социально-правового характера осуществляется ОГУ "ГАМО". Прием граждан проводится заместителем директора по работе с документами по личному составу ежедневно с 9.00 до 12.00 кроме пятницы.
23. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;
- схема размещения специалистов и режим приема ими граждан.
24. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину или представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информирование о ходе оказания государственной услуги осуществляется специалистами при личном контакте с юридическими и физическими лицами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается при подаче заявления, а в случае сокращения срока – по указанному в заявлении телефону или электронной почте.
25. Конечным результатом оказания государственной услуги могут являться:
- архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, архивная справка подписывается директором архива и исполнителем, заверяется гербовой печатью архива;
- архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела или архива по запросу физического и юридического лица или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по конкретному запросу;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
26. Обращения (запросы) организаций и общественных объединений социально-правового характера рассматриваются в архивном отделе в течение 30 дней со дня их регистрации.
Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме обращения об ошибке в изложенной информации.
27. Потребителями результатов оказания государственной услуги являются: граждане Российской Федерации, органы государственной власти, местного самоуправления, организации и общественные объединения.
28. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение государственной услуги не должно превышать 30 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 15 минут.
29. Предоставление государственной услуги осуществляется в здании (помещении) с учетом пешеходной доступности (не более 5 минут пешком) от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела и ОГУ "ГАМО", оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов предоставления государственной услуги к парковочным местам является бесплатным.
30. Вход в здание, в котором располагается архивный отдел и ОГУ "ГАМО", оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении и режиме работы архивного отдела и ОГУ "ГАМО".
31. Места для ожидания оборудованы информационным стендом, содержащим:
- адреса архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области с указанием телефонных номеров и адреса электронной почты;
- режим работы архивного отдела и ОГУ "ГАМО".