48. Должностное лицо архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) пользователей, осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:
- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну и сведения конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в обращении (запросе) пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
49. Архивный отдел письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.