54. Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о рассмотрении и (или) направлении запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
55. Должностное лицо архивного отдела:
- анализирует полученные ответы из ОГУ "ГАМО", иных органов и организаций, оценивает полноту полученной информации;
- готовит информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из ОГУ "ГАМО" информационных материалов (информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов), для ответа на запрос пользователя;
- при отсутствии запрашиваемых сведений в ОГУ "ГАМО" информирует об этом автора обращения (запроса) и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;
- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
56. Рассмотрение обращения (запроса) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.