44. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции передает поступившие учетные базы данных главному специалисту архивного отдела по программно-техническому обеспечению, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее - Ответственный исполнитель).
45. Основанием для начала административной процедуры является получение зарегистрированных учетных баз данных Ответственным исполнителем.
46. Ответственный исполнитель проверяет структуру, правильность заполнения учетных баз данных.
47. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.
48. Максимальный срок выполнения административного действия – не более пяти рабочих дней.
49. Результатом выполнения административного действия является принятие решения о дальнейшем проведении анализа представленных документов или информировании организации о необходимости устранения выявленных недостатков.
50. Выявление недостатков в представленных документах является основанием для приостановления исполнения государственной функции.
51. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя.
52. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.
53. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 44 настоящего Регламента.
54. После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.
55. Сводная учетная база данных в электронном виде направляется Ответственным исполнителем в установленном порядке в Федеральное архивное агентство до 1 февраля года, следующего за отчетным.
56. Результатом исполнения административной процедуры является принятие решения о направлении Сводной учетной базы данных в установленные сроки в Федеральное архивное агентство.