31. Основанием для начала административной процедуры является получение зарегистрированных документов государственного учета заместителем начальника архивного отдела (далее – Ответственный исполнитель).
32. Ответственный исполнитель проверяет комплектность, правильность оформления документов государственного учета.
При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.
33. Максимальный срок выполнения административного действия – не более пяти рабочих дней.
34. Результатом выполнения административного действия является принятие решения о дальнейшем проведении анализа представленных документов или информировании организации о необходимости устранения выявленных недостатков.
35. Выявление недостатков в представленных документах является основанием для приостановления исполнения государственной функции.
36. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес архивного отдела по почте.
37. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.
38. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 32 настоящего Регламента.
39. После проведенного анализа Ответственный исполнитель составляет Сводные документы государственного учета и пояснительную записку к ним.
40. Ответственный исполнитель представляет завизированные Сводные документы государственного учета начальнику архивного отдела для подписания.
41. Начальник архивного отдела передает подписанные сводные документы государственного учета должностному лицу архивного отдела, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
42. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, направляет Сводные документы государственного учета в Федеральное архивное агентство до 1 февраля года, следующего за отчетным.
43. Результатом исполнения административной процедуры является принятие решения о направлении сводных документов государственного учета в установленные сроки в Федеральное архивное агентство.