3.8. Основанием для начала административной процедуры по регистрации обращений является письменное обращение заявителя поступившее в департамент или поступившее из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения.
3.9. Обращения, поступившие по почте, по электронной почте, по факсимильной связи, сети Интернет и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную департамента и регистрируются должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за прием и регистрацию обращений, в течение одного рабочего дней со дня их поступления.
3.10. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за прием и регистрацию обращений. По просьбе заявителя на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и номера телефона для получения информации о ходе рассмотрения обращения.
3.11. Регистрация письменных обращений производится в течение следующего рабочего дня со дня их поступления должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за прием и регистрацию обращений, путем присвоения порядкового номера каждому поступившему обращению с заведением регистрационно-контрольной карточки (приложение N 4 к Административному регламенту).
Одновременно должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за прием и регистрацию обращений все обращения ставятся на контроль.
Должностное лицо отдела организации деятельности департамента, ответственное за прием и регистрацию обращений:
а) прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные в обращении вопросы, заполняет регистрационную карточку;
б) готовит проекты резолюций;
3.12. Приложенные к письменному обращению подлинные документы (паспорта, ценные бумаги, свидетельства о смерти, рождении и др.) возвращаются заявителю. Приложенные к письменному обращению наличные денежные знаки возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся за счет заявителю.
3.13. Обращения заявителей в день регистрации передаются начальнику департамента (лицу его замещающему) должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за прием и регистрацию обращений, для проставления резолюции в карточке учета.
Начальник департамента (лицо его замещающее) в течение 1 дня со дня поступления к нему обращения проставляет резолюцию в карточке учета и передает обращение должностному лицу отдела организации деятельности департамента, ответственному за прием и регистрацию обращений.
Должностное лицо отдела организации деятельности департамента, ответственное за прием и регистрацию обращений, не позднее следующего рабочего дня после дня проставления резолюции начальника департамента (лица его замещающего) передает обращение государственному гражданскому служащему департамента, определенному в резолюции начальника департамента (лица его замещающего) для рассмотрения.
Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных государственных гражданских служащих департамента, не могут направляться этим лицам на рассмотрение.
3.14. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации обращений является передача на рассмотрение зарегистрированного обращения государственному гражданскому служащему департамента, указанному в резолюции.