3.3. Основанием для начала административной процедуры по проведению личного приема является непосредственное обращение заявителя в департамент.
3.4. Начальник департамента (лицо его замещающее), заместитель начальника департамента, руководители структурных подразделений департамента, должностное лицо отдела организации деятельности департамента ответственное за ведения личного приема проводят личный прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию, в соответствии с графиком личного приема граждан в департаменте.
Личный прием проводится в присутствии двух должностных лиц департамента.
Организацию личного приема граждан осуществляет должностное лицо отдела организации деятельности департамента, ответственное за организацию личного приема.
Запись на личный прием производит должностное лицо отдела организации деятельности департамента, ответственное за организацию личного приема, с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 8 до 17 часов, в предпраздничные дни – с 8 до 16 часов, перерыв с 12.30 до 13.30, выходные дни – суббота, воскресенье.
Запись на повторный личный прием производится не ранее получения заявителем ответа на предыдущее обращение по тому же вопросу.
В случае отсутствия по уважительной причине на рабочем месте должностных лиц, проводящих прием в дни, установленные графиком личного приема граждан в департаменте, дата личного приема переносится по согласованию с должностным лицом, указанным в графике личного приема. Заявители, записавшиеся на личный прием, оповещаются о переносе даты должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за организацию личного приема, не менее чем за 2 рабочих дня до даты проведения личного приема.
3.5. На заявителей, записанных на личный прием, не позднее чем за 2 рабочих дня до даты проведения личного приема, оформляется карточка личного приема должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за организацию личного приема, согласно приложению N 3 к настоящему Административному регламенту.
3.6. Во время проведения личного приема должностным лицом, проводящим личный прием, в карточку личного приема заносится результат рассмотрения обращения или поручение о дальнейшем его рассмотрении.
Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Если сведения в обращении требуют дальнейшего рассмотрения и проверки, гражданину сообщается в письменной форме о направлении обращения на рассмотрение в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для рассмотрения письменных обращений.
В случае если в устном обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном настоящим Административным регламентом. О принятии письменного обращения гражданина должностным лицом отдела организации деятельности департамента, ответственным за прием и регистрацию обращений, делается запись в карточке личного приема.
3.7. Результатом выполнения административной процедуры по проведению личного приема граждан является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов и принятие должностным лицом, осуществляющим личный прием, решения о принятии мер по решению поставленных вопросов либо отказ в рассмотрении обращения, либо разъяснение, куда и в каком порядке заявитель может обратиться.