3.22. Основанием для начала административной процедуры по направлению ответов на обращения является подготовка проекта ответа или уведомления на обращение государственным гражданским служащим департамента, которому поручено рассмотрение обращения.
3.23. Проект ответа или уведомления на письменное обращение заявителя представляется государственным гражданским служащим департамента, которому поручено рассмотрение обращения, вместе с подлинником обращения и документами, на основании которых они готовились, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока, установленного для рассмотрения обращений начальнику департамента (лицу его замещающему) на подпись.
Начальник департамента (лицо его замещающее) в течение 1 рабочего дня со дня поступления к нему указанных документов выполняет одно из следующих действий:
подписывает проект ответа или уведомления на письменное обращение заявителя и передает его должностному лицу отдела организации деятельности департамента, ответственному за прием и регистрацию обращений, для снятия обращения с контроля и направления заявителю;
возвращает проект ответа на письменное обращение государственному гражданскому служащему департамента, которому поручено рассмотрение обращения на доработку, с указанием причины возврата.
После приведения проекта ответа на письменное обращение в соответствие государственный гражданский служащий департамента, которому поручено рассмотрение обращения, в течение одного рабочего дня передает его начальнику департамента (лицу его замещающему) для повторного рассмотрения и принятия соответствующего решения.
3.24. Должностное лицо отдела организации деятельности департамента, ответственное за прием и регистрацию обращений, в течение 1 рабочего дня со дня подписания ответа или уведомления начальником департамента (лицом его замещающим) делает отметку в карточке приема обращения и направляет ответ или уведомление по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ или уведомление на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется помимо почтового адреса по адресу электронной почты, указанному в обращении.
3.25. Результатом выполнения административной процедуры по направлению ответа на обращение является направление ответа или уведомления заявителю заказным письмом с уведомлением.