3.12. Основанием для начала административной процедуры по регистрации обращений является письменное обращение заявителя, поступившее в адрес Департамента, или обращение с сопроводительным письмом, поступившее из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения по подведомственности.
3.13. Устное обращение принимается в ходе личного приема и регистрируется путем оформления карточки личного приема.
3.14. Обращения регистрируются должностным лицом приемной Департамента в течение одного рабочего дня с момента поступления в Департамент. По просьбе заявителя на втором экземпляре письменного обращения или его копии делается отметка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, фамилии, имени, отчества, должности и подписи должностного лица приемной Департамента.
3.15. Обращения, поступившие по электронной почте Департамента, принимаются и учитываются должностным лицом отдела мониторинга и НИР, ответственным за прием электронной почты, и передаются в тот же день для регистрации должностному лицу приемной Департамента.
3.16. Регистрация письменных обращений производится должностным лицом приемной Департамента путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу с грифом "гр" в автоматизированной системе делопроизводства Департамента, после чего оформляется бланк поручения.
3.17. Приложенные к письменному обращению подлинные документы (паспорта, ценные бумаги, свидетельства о смерти, рождении и др.) отделяются от обращения и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина.
3.18. Специалист приемной Департамента, при составлении аннотации обращения:
- прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные в обращении вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской.
Аннотация к обращению должна быть четкой, краткой, отражать содержание вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письменного обращения на рассмотрение.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.
Не считаются повторными обращения, поступившие от одного и того же гражданина по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому не даны исчерпывающие ответы.
3.19. Должностное лицо приемной Департамента регистрирует обращение в день его поступления и не позднее следующего рабочего дня передает начальнику Департамента.
3.20. Начальник Департамента проставляет резолюцию в бланке поручения (приложение N 4 к Административному регламенту) в день передачи ему обращения должностным лицом приемной Департамента и передает обращение и резолюцию должностному лицу приемной Департамента.
3.21. Должностное лицо приемной Департамента не позднее следующего рабочего дня после дня проставления резолюции начальником Департамента передает обращение должностному лицу, ответственному за рассмотрение обращения, определенному в резолюции начальника Департамента, для рассмотрения.
3.22. Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Департамента, не могут направляться этим лицам на рассмотрение.
3.23. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации обращений является присвоение обращениям порядковых номеров и передача зарегистрированных обращений под роспись в бланке поручения для рассмотрения должностному лицу, которому поручено рассмотрение обращения либо направление обращения с уведомлением заявителю для дальнейшего рассмотрения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Рассмотрение обращений
3.24. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению обращения является поступившее должностному лицу, которому поручено рассмотрение обращения, зарегистрированное обращение с резолюцией начальника Департамента.
3.25. Передача обращения от одного должностного лица к другому осуществляется по решению начальника Департамента на основании мотивированной служебной записки должностного лица, которому поручено рассмотрение обращения, в течение одного рабочего дня.
3.26. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием заявителя, направившего обращение;
готовит проекты запросов на необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органы государственной власти, органы местного самоуправления и должностным лицам и представляет их на подпись начальнику Департамента (приложение N 2 к Административному регламенту);
готовит проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов или соответствующего уведомления заявителю (приложение N 3 к Административному регламенту).
3.27. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, в случае выявлении оснований, при которых обращение не рассматривается по существу вопросов на основании п.2.15 Административного регламента, готовит проект ответа (уведомления).
Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.28. Если рассмотрение обращения поручено нескольким должностным лицам и по итогам рассмотрения обращения должен быть подготовлен обобщенный проект ответа заявителю, то координацию вопросов по рассмотрению обращения и подготовке проекта ответа (уведомления) осуществляет должностное лицо, указанное в резолюции начальника Департамента в карточке учета первым. Соисполнители не позднее пяти рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному должностному лицу все необходимые материалы для обобщения и подготовки проекта ответа (уведомления).
3. 29. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, готовит проект ответа по существу поставленных в обращении вопросов или уведомления, предусмотренного пунктом 3.27 Административного регламента.