2.1. В Комитете Республики Марий Эл по делам архивов (далее - Комархив) персональные данные государственных гражданских служащих Республики Марий Эл (далее – гражданские служащие), работников и граждан хранятся:
в отделе развития архивного дела, правового и организационного обеспечения (на бумажных носителях в кабинете 8, на электронных носителях в кабинете 8);
в отделе централизованной бухгалтерии (на бумажных носителях в кабинетах 11, 12, на электронных носителях в кабинетах 11, 12);
в архиве Комархива (на бумажных носителях в кабинете 8).
2.2. Автоматизированные рабочие места информационных систем персональных данных размещены:
в отделе развития архивного дела, правового и организационного обеспечения (кабинет 8);
в отделе централизованной бухгалтерии (кабинеты 11, 12).
2.3. Помещения, в которых ведется обработка персональных данных, должны обеспечивать сохранность информации и технических средств, исключать возможность бесконтрольного проникновения в помещение и их визуального просмотра посторонними лицами.
2.4. Персональные данные на бумажных носителях должны находиться в недоступном для посторонних лиц месте.
Бумажные носители персональных данных и электронные носители персональных данных (диски, флеш-карты) хранятся в металлических шкафах, оборудованных опечатывающими устройствами.
2.5. Помещения, в которых ведется обработка персональных данных, запираются на ключ, а в нерабочее время дополнительно опечатываются. Ключи от помещений ежедневно сдаются на вахту здания.
Гражданские служащие и работники, имеющие доступ в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, получают ключ на вахте и самостоятельно заходят в кабинеты.
2.6. Вскрытие и закрытие (опечатывание) помещений, в которых ведется обработка персональных данных, производится гражданскими служащими и работниками, имеющими право доступа в данные помещения.
2.7. Перед закрытием помещений, в которых ведется обработка персональных данных, по окончании служебного дня гражданские служащие и работники, имеющие право доступа в помещения, обязаны:
убрать бумажные носители персональных данных и электронные носители персональных данных (диски, флеш-карты) в шкафы, закрыть и опечатать шкафы;
отключить технические средства (кроме постоянно действующей техники) и электроприборы от сети, выключить освещение;
закрыть окна;
закрыть и опечатать двери;
сдать ключи от помещений, в которых ведется обработка персональных данных, на вахту здания.
2.8. Перед открытием помещений, в которых ведется обработка персональных данных, гражданские служащие и работники, имеющие право доступа в помещения, обязаны:
получить ключи от помещения, в которых ведется обработка персональных данных, на вахте здания под роспись;
провести внешний осмотр с целью установления целостности двери и замка;
открыть дверь и осмотреть помещение, проверить наличие и целостность печатей на шкафах.
2.9. При обнаружении неисправности двери и запирающих устройств гражданские служащие и работники обязаны:
не вскрывая помещение, в котором ведется обработка персональных данных, доложить непосредственному руководителю;
в присутствии не менее двух иных гражданских служащих или работников, включая непосредственного руководителя, вскрыть помещение и осмотреть его;
составить акт о выявленных нарушениях и передать его председателю Комархива для организации служебного расследования.
2.10. Право самостоятельного входа в помещения, где обрабатываются персональные данные, имеют только гражданские служащие и работники, непосредственно работающие в данном помещении.