6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в системе "Дело" создается, отправляется и хранится регистрационная карточка документа (далее - РК документа) или регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД), которая является его неотъемлемой частью.
6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему "Дело" допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет участник в лице должностного лица — пользователя системы "Дело", внесшего (зарегистрировавшего) РК документа (РКПД) в системе "Дело".
6.3. В системе "Дело" существуют следующие виды документопотоков:
поступающая документация, в том числе обращения граждан (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация участника.
6.4. При создании (регистрации) электронного документа, электронного образа документа в обязательном порядке в РК документа (РКПД) заполняются следующие регистрационные данные:
6.4.1. Поступающая документация (входящая) согласно таблице N 1:
Таблица N 1
N | Наименование сведений о документе | Наименование поля РК документа | Характеристика информации, включаемой в регистрационно контрольную карточку |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Адресант | корреспондент | наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа(на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. | Адресат | кому, | наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | подписал | в соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. | Вид документа | выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов" | |
5. | Исходящая дата документа | дата | в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. | Исходящий | исх. N | в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. | Дата | от | дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. | Входящий | N | номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | связки | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. | Краткое | содержание | краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
11. | Сведения о | журнал передачи | на основании указаний по исполнению документа |
12. | Количество листов основного д окумента и приложений | состав | количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака "+" |
13. | Указания по исполнению документа | поручение | указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
14. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | поручения | наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя |
15. | Гриф | доступ | в соответствии с отметкой о конфиденциальности |
6.4.2. Отправляемая и внутренняя документация (исходящая) согласно таблице N 2:
Таблица N 2
N | Наименование сведений о документе | Наименование поля РК документа | Характеристика информации, включаемой в регистрационно контрольную карточку |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Адресаты | адресаты | наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
2. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | подписи | в соответствии с реквизитом "Подпись" |
3. | Должность, | исполнители | в соответствии с реквизитом "Исполнитель" |
4. | Вид документа | выбирается из справочника "Г руппы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа | |
5. | Дата документа | дата | в соответствии с датой регистрации документа |
6. | Номер | исх. N | в соответствии с регистрационным номером, присвоенным документу |
7. | Ссылка на входящий номер и дату документа | связки | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
8. | Краткое | содержание | краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
9. | Индекс дела | журнал передачи | индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
10. | Сведения о | журнал передачи | на основании указаний по исполнению документа |
11. | Количество листов основного документа и приложений | состав | количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака < (+" |
12. | Указания по исполнению документа | поручение | указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
13. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | поручение- исполнитель | наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя |
14. | Гриф | доступ | в соответствии с отметкой о конфиденциальности |
6.5. К РК документа (РКПД) в обязательном порядке прикрепляется файл (файлы) с текстом документа.
Допустимые форматы прикрепляемых файлов:
для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT), ODF;
для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).
Описание форматов для передачи электронных образов документов:
Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение - 200 dpi;
Tagged Image File Format (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 200 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета
бит.
Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками, между которыми она осуществляется.
Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 Mb. Передача файлов большего размера согласовывается с Министерством в порядке, определяемом Министерством.
Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и форматов прикрепляемых файлов в процессе использования системы "Дело", а также своевременное доведение их до участников возлагается на Министерство.