Архивная отрасль играет важную роль в формировании информационного общества. Обеспечивая доступ к официальной информации, архивные учреждения способствуют развитию гражданского общества, эффективному государственному управлению в регионе, содействуют решению социально-экономических задач.
Архивы являются объектами повышенной опасности, так как хранят документы на бумажных носителях, которые подвергаются разного рода неблагоприятным внешним воздействиям (поражение плесневелыми грибами, окисление, колебания температуры и влажности, прямые солнечные лучи). Наряду с экономическим ущербом утрата архивных документов может лишить пользователей возможности получения необходимой информации.
В числе проблем, связанных с развитием архивного дела области, обеспечение сохранности архивных документов является наиболее сложной проблемой.
Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Для обеспечения длительного хранения документов необходимо наличие зданий и их оборудование средствами хранения, соблюдение нормальных санитарно-биологических, световых и климатических условий. Защищенность архивных документов и уровень безопасности архивов напрямую зависят от состояния материально-технической базы архивных учреждений.
Отрицательный фактор, влияющий на обеспечение сохранности документов архивного фонда, - это нарушения температурно-влажностного режима в архивохранилищах, которые приводят к ухудшению состояния основы и текста документов.
В соответствии с подпунктом 2.11.1.2 пункта 2 раздела II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", архивохранилища должны быть оборудованы системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2 - 3, стабильный температурно-влажностный режим (17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55 процентов), а также отвечающей современным требованиям компактности и экономичности. Система кондиционирования в ГКУ ЯО ГАЯО не менялась с момента ввода в эксплуатацию здания учреждения в 1987 году, в настоящее время находится в нерабочем состоянии и не подлежит ремонту в связи с устаревшим оборудованием. Это создает реальную угрозу обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Сотрудниками ГКУ ЯО ГАЯО фиксируется прогрессирующее ухудшение состояния архивных документов. Неуклонно увеличивается число документов, требующих реставрации. Так, в настоящее время в реставрации нуждается более 150000 единиц хранения архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО. Лаборатория, являющаяся структурным подразделением ГКУ ЯО ГАЯО, не может полностью решить проблему проведения реставрации архивных документов независимо от места их хранения. Лаборатория постоянно испытывает трудности, связанные с низкой технической оснащенностью, недостатком расходных материалов, слабой подготовкой кадров.
Таким образом, имеющаяся в настоящее время материально-техническая база архивной отрасли области не позволяет обеспечить полную сохранность архивных документов и создать оптимальные условия для их хранения. Ограниченность архивных учреждений в приобретении и использовании новой техники, современных средств хранения, реставрации и воспроизведения, внедрении новых технологий обуславливает их постоянное отставание от темпов технического прогресса.
Одновременно необходимо обеспечить равный и свободный доступ пользователей всех категорий к хранящимся в архивных учреждениях документам, в том числе в режиме удаленного доступа посредством сети "Интернет".
Для этого в первую очередь необходимо наличие качественного научно-справочного аппарата к архивным документам. В ГКУ ЯО ГАЯО не завершена работа по созданию базы данных "Архивный фонд", предполагающей ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, что позволило бы снизить вероятность утраты архивных документов и упростило бы работу пользователей с архивной информацией.
ГКУ ЯО ГАЯО является крупнейшим архивным учреждением области. По состоянию на 01.01.2013 в нем хранится 3629742 единицы хранения, из них более 82 процентов - документы Архивного фонда Российской Федерации. Архив комплектуется документами 112 организаций и предприятий области.
В ГКУ ЯО ГАЯО за 2012 год было исполнено 3780 тематических и 490 генеалогических запросов физических и юридических лиц. В читальных залах за 2012 год было зарегистрировано 9905 посещений исследователей, в числе которых студенты и аспиранты высших учебных заведений, сотрудники музеев, различных предприятий и организаций, а также граждане, занимающиеся составлением родословных.
В последние годы ГКУ ЯО ГАЯО исполняется ежегодно около 7 - 8 тысяч социально-правовых запросов, большинство из которых о стаже и заработной плате граждан, о награждениях и присвоениях званий.
Сотрудники архива с использованием хранящихся архивных документов готовят радио- и телепередачи, организуют проведение выставок и экскурсий, публикуют статьи и сборники документов, а также участвуют в работе научных конференций и краеведческих чтений.
Закупка компьютерной техники, лицензионного программного обеспечения позволит перевести на новый качественный уровень проводящуюся в ГКУ ЯО ГАЯО работу по оцифровке документов Архивного фонда Российской Федерации.
Реализация программных мероприятий позволит исключить возможность утраты и повреждения архивных документов, предотвратить ущерб историко-документального наследия и информационного потенциала Ярославской области, а также обеспечить права всех категорий пользователей на поиск, получение и распространение информации.