12. Основными задачами архива являются:
1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и долговременного хранения, дел по личному составу, образовавшимися в результате деятельности Службы;
2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве;
3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";
4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Службы;
5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением ПК и средств электронно-вычислительной техники.
13. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
1) принимает, учитывает и хранит в специально оборудованных помещениях (металлических шкафах) законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 года N 33, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Инструкцией, и несет ответственность за их сохранность;
2) совместно с сотрудниками структурных подразделений Службы, ответственными за делопроизводство в соответствующих отделах Службы, контролирует сохранность и правильность оформления дел, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
3) ежегодно (к 1 июня) организует и осуществляет экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве;
4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством документов, на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Службы и экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;
5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;
6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;
7) осуществляет подготовку документов для изготовления Службой страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";
8) организует использование документов:
информирует руководство и сотрудников Службы о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам структурных подразделений Службы;
ведет учет использования документов;
выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;
9) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу Службы;
10) консультирует сотрудников Службы по вопросам архива;
11) подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;
12) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.