47. Ответственным за приём и регистрацию официальных документов является специалист, уполномоченный руководителем отдела ЗАГС на документационное обеспечение входящей (исходящей) корреспонденции.
Основанием для приёма и регистрации официальных документов является обращение в отдел ЗАГС лично заявителя либо представителя МФЦ, а также поступление документов в отдел ЗАГС почтовой связью либо курьерской службой доставки.
Датой поступления документов является дата их регистрации в отделе ЗАГС.
48. Специалист отдела ЗАГС, осуществляющий документационное обеспечение входящей (исходящей) корреспонденции, регистрирует запросы заявителей, поступившие почтовой связью либо курьерской службой доставки, в журнале регистрации заявлений граждан с использованием системы электронного документооборота "Дело".
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.
49. Зарегистрированные документы в установленном порядке передаются специалистом отдела ЗАГС, уполномоченным на документационное обеспечение входящей (исходящей) корреспонденции, специалисту отдела ЗАГС, ответственному за рассмотрение документов.
В случае, если в отдел ЗАГС обращается заявитель или представитель МФЦ лично, документы и запрос сразу предъявляются специалисту, ответственному за рассмотрение документов, их регистрация производится после принятия решения о приёме представленных заявителем документов.
50. Специалист, ответственный за рассмотрение документов, устанавливает отсутствие оснований для отказа в приёме документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.
51. При наличии оснований для отказа в приёме документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента, специалист, ответственный за рассмотрение документов, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приёме документов, способы устранения обстоятельств, препятствующих приёму документов (если такие обстоятельства устранимы), а также порядок обжалования принятого решения об отказе в приёме документов и возвращает заявителю представленные документы.
52. По требованию заявителя отказ отдела ЗАГС в приёме документов выдаётся в письменной форме. Проект письма заявителю об отказе в приёме документов готовит специалист отдела ЗАГС, ответственный за рассмотрение документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист, ответственный за рассмотрение документов, представляет на подпись руководителю отдела ЗАГС и после подписания выдаёт заявителю.
53. В случае поступления документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письменный отказ в приёме документов с приложением всех документов передается специалисту отдела ЗАГС, ответственному за документационное обеспечение входящей (исходящей) корреспонденции, для направления заявителю заказным почтовым отправлением.
54. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приёме документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.
55. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приёме документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента, специалист отдела ЗАГС, ответственный за рассмотрение документов, вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 4 к Административному регламенту) запись о приёме документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приёма документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, контактный телефон);
наименование и реквизиты представленных для проставления апостиля официальных документов;
название государства предъявления документов;
фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.
56. При поступлении документов с письменным запросом заявителя о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, ответственный за рассмотрение документов, делает отметку в графе 7 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 журнала вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.
Допускается ведение журнала учёта входящих официальных документов для проставления апостиля в электронном виде, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.
57. Специалист, ответственный за рассмотрение документов, оформляет расписку о приёме документов (приложение N 5 к Административному регламенту), представленных лично заявителем или представителем МФЦ, в которой указываются:
дата приёма официальных документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);
количество принятых официальных документов;