28. Основанием для начала процедуры проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях является поступление в службу от архивных учреждений, муниципальных архивов и (или) организаций автономного округа архивных справок, архивных выписок и архивных копий, требующих дальнейшего направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов.
28.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа-апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
28.2. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных архивными учреждениями, муниципальными архивами автономного округа, а также организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), осуществляет служба.
28.3. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме архивных учреждений, муниципальных архивов автономного округа), осуществляется после их письменного обращения с представлением в службу образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов оттисков печатей.
В случае непредставления указанных документов организации направляется уведомление об отказе в проставлении апостиля.
28.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями:
28.4.1. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, архивных учреждений, муниципальных архивов) или печатью организации. В случае подготовки архивной справки организацией ее текст должен оформляться на бланке организации. Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.
28.4.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
28.4.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя организации.
28.4.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
28.5. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
28.6. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
28.7. Результатом административной процедуры является:
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, информационных письмах;
уведомление об отказе в проставлении апостиля.
28.8. Продолжительность административной процедуры - не более 3 дней с момента поступления соответствующих архивных справок, архивных выписок и архивных копий в службу.