27. Основанием для начала исполнения административной процедуры является получение запроса и указаний по его исполнению.
27.1. Архивные учреждения, муниципальные архивы и (или) организации автономного округа по результатам рассмотрения запросов, поступивших из службы, готовят:
27.1.1. информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий и направляют их в адрес заявителя;
27.1.2. информационные письма об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в адрес заявителя.
27.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные архивными учреждениями, муниципальными архивами и (или) организациями автономного округа и требующие проставления апостиля, направляются архивными учреждениями, муниципальными архивами и (или) организациями автономного округа в службу.
27.3. В случае необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу архивные учреждения, муниципальные архивы и (или) организации автономного округа информируют об этом службу.
27.3.1. Ответственный исполнитель готовит проект информационного письма о продлении срока рассмотрения запроса не более чем на 30 дней.
27.3.2. Должностное лицо, ответственное за организацию предоставления государственной услуги, после рассмотрения передает проект информационного письма о продлении срока рассмотрения запроса на подпись руководителю службы либо уполномоченному им должностному лицу.
27.3.3. После продления срока рассмотрения запроса руководителем службы либо уполномоченным им должностным лицом ответственный исполнитель уведомляет о продлении срока рассмотрения запроса заявителя.
27.4. Ответственный исполнитель при получении ответа на запрос, направленный из архивных учреждений, муниципальных архивов и (или) организаций автономного округа и требующий проставления апостиля, оценивает полноту полученной информации и готовит проект информационного письма с приложением поступивших из архивных учреждений, муниципальных архивов и (или) организаций информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
27.5. Ответственный исполнитель передает проект информационного письма для рассмотрения должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги.
27.6. Должностное лицо, ответственное за организацию предоставления государственной услуги, после рассмотрения передает проект информационного письма на подпись руководителю службы либо уполномоченному им должностному лицу.
27.7. Подготовленная по запросу информация в течение 2 дней подписывается руководителем службы либо уполномоченным им должностным лицом.
27.8. При наличии замечаний подготовленная по запросу информация возвращается на доработку ответственному исполнителю, дорабатывается в течение 1 дня и передается на рассмотрение должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги, после чего передается на подпись руководителю службы либо уполномоченному им должностному лицу.
27.9. Информационные письма о предоставлении или отказе в предоставлении государственной услуги регистрирует специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, в соответствии с правилами делопроизводства.
27.10. Информационные письма, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
В случае если запрос поступил из Федерального архивного агентства, ответы направляются непосредственно в его адрес или адрес, указанный Федеральным архивным агентством в сопроводительном письме к запросу.
27.11. Информационные письма, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в Консульский департамент Министерства иностранных дел России.
27.12. После проставления апостиля служба направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в Консульский департамент Министерства иностранных дел России.
В случае исполнения запроса несколькими архивными учреждениями, муниципальными архивами и (или) организациями автономного округа все полученные от архивных учреждений, муниципальных архивов и (или) организаций автономного округа архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений служба с сопроводительным письмом направляет в Консульский департамент Министерства иностранных дел России.
27.13. Копии информационного письма, запроса заявителя и документов по нему остаются на хранении в делопроизводстве службы.
27.14. Результатом административной процедуры является:
предоставление имеющейся информации в форме информационных писем при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
направление запроса по принадлежности.
27.15. Общая продолжительность исполнения административной процедуры составляет не более 30 дней с момента принятия запроса к рассмотрению, за исключением случая, предусмотренного подпунктом 27.3 пункта 27 настоящего Административного регламента.