85. Основанием для начала административной процедуры, связанной с оформлением и хранением материалов, является завершение проверки.
86. Оформление материалов предусматривает комплекс работ по описанию титульного листа, подшивке, нумерации листов, составлению внутренней описи документов, связанных с проведением проверки.
Ответственными за оформление документов являются должностные лица (должностное лицо), осуществлявшие (- ее) проверку.
87. Документация по каждой проверке подшивается в отдельное дело в следующем порядке сверху вниз: предписание (если имеется), акт проверки либо решение Комиссии, документы, являющиеся приложением к акту проверки либо решению Комиссии, распоряжение, поручение, обращение, заявление, жалоба. Листы дела нумеруются арабскими цифрами снизу правого поля, нумерация идет сверху вниз.
88. Внутренняя опись (далее - опись) документации производится в соответствии с нумерацией листов дела. В описи указываются порядковый номер документа, заголовок документа, номера листов. Листы описи нумеруются отдельно от документов и к общему количеству листов дела не прибавляются.
89. Титульный лист оформляется следующим образом:
- наименование Службы указывается полностью в именительном падеже;
- записывается наименование отдела Службы в соответствии с утвержденной структурой Службы;
- после слова "Дело N " проставляется номер (индекс) дела по номенклатуре дел Службы и номеру проверки;
- в заголовке указывается наименование предмета проверки с указанием полного наименования Субъекта проверки;
- внизу титульного листа указывается населенный пункт и год, в котором формировалось дело;
- архивный номер заполняется специалистами отдела юридической, кадровой работы и делопроизводства Службы.
90. Оформленные материалы до передачи в архив Службы хранятся в течение года в Отделе проверок либо Отделе контроля Службы в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
91. После завершения текущего календарного года, в течение 2-х месяцев следующего года, оформленные материалы передаются в архив Службы.
92. Информация по устранению нарушений, представленная Субъектом проверки, подшивается в дело после описи документации.