5.1. Порядок записи и подготовки личного приема заявителя.
5.1.1. Основанием для начала рассмотрения обращений в рамках личного приема является обращение заявителя в департамент для записи на личный прием к должностным лицам департамента (далее - личный прием) согласно графику, утвержденному директором департамента. Запись на прием к должностным лицам осуществляется ежедневно с 9.00 до 12.00 и с 14.00 до 16.00, кроме выходных и праздничных дней.
Должностные лица департамента осуществляют прием заявителей по вопросам, относящимся к их компетенции и полномочиям.
Заявители вправе обращаться для записи на личный прием лично или через своих полномочных представителей в соответствии с действующим законодательством.
5.1.2. Запись на личный прием к директору департамента осуществляется в приемной директора после предварительного собеседования с гражданами, пришедшими на запись. Заявитель для записи на прием предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Заявителю, желающему записаться на прием к директору департамента, по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления муниципальных образований области или их должностных лиц, для разрешения которых он ранее не обращался в указанные органы, к должностным лицам, лицом, ведущим запись на прием, предлагается первоначально обратиться в соответствующий орган, к должностному лицу, а затем обратиться к директору департамента, первому заместителю директора либо заместителю директора департамента, в должностные полномочия которых входит курирование данных вопросов.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц департамента, сотрудником департамента, проводившим запись на личный прием, дается разъяснение заявителю, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
При предварительном собеседовании для записи на личный прием к должностным лицам заводится регистрационная карточка первичного учета заявителей, обратившихся на прием, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) гражданина либо наименования объединения граждан (в том числе юридического лица), адреса по месту регистрации, сведений о том, куда и по каким вопросам ранее заявитель обращался, по какому вопросу обращается к должностному лицу в день записи на личный прием, контактный телефон и другое. Данные в регистрационную карточку первичного учета обратившихся на прием заносятся из документа, удостоверяющего личность заявителя, и иных документов и материалов, представленных при записи на прием.
Заявителю, записавшемуся на личный прием, сообщается дата, место и время проведения личного приема.
5.1.3. По результатам записи на личный прием в приемной директора оформляется список записавшихся заявителей с указанием заданных вопросов с предоставленными заявителями материалами, который передается на бумажном носителе должностному лицу, проводящему личный прием. Если записавшийся заявитель ранее обращался в департамент, то материалы обращений заявителя подбираются из действующего архива обращений граждан, распечатываются и передаются в приемную для подготовки личного приема.
5.1.4. В случае переноса дня приема или изменения времени и места приема заявитель, записавшийся на личный прием, уведомляется об этом сотрудником общего отдела, осуществляющим запись на личный прием.
5.2. Проведение личного приема должностными лицами.
5.2.1. Прием заявителей должностными лицами департамента осуществляется, как правило, в служебных кабинетах должностных лиц. Помещение, в котором осуществляется личный прием заявителей, может быть оборудовано средствами аудио- и видеофиксации, о чем во время приема уведомляется заявитель.
5.2.2. На личном приеме заявителей директором департамента присутствует сотрудник общего отдела, на которого возложены обязанности по организации и подготовке личного приема. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях одновременно ведется личный прием только 1 заявителя, за исключением случаев коллективного обращения граждан.