8.1. Участники являются владельцами своих электронных документов и несут ответственность за их сохранность.
Ответственность за определение срока хранения электронного документа несет участник - владелец электронных документов в лице работника, проставившего отметку о включении электронного документа в дело.
8.2. Министерство осуществляет хранение электронных документов участников и осуществляет мероприятия по уничтожению электронных документов.
8.3. Уничтожение электронных документов проводится министерством при соблюдении следующих условий:
к уничтожению отбираются только электронные документы с истекшими сроками хранения;
допускается уничтожение только тех электронных документов, которым установлен срок хранения. Если электронным документам по каким-либо причинам не установлен срок хранения, то министерство уведомляет участника о необходимости установить срок хранения и, при необходимости, организует проведение экспертизы ценности электронных документов с участием ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
для Участников, включенных в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов:
отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
уничтожение электронных документов с истекшими сроками хранения до утверждения описей постоянного хранения возможно только при получении специального разрешения от комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
для участников, не включенных в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов, отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертной комиссии (ЭК) участника.
Соответствующие документы на уничтожение электронных документов Участники представляют министерству в течение года, следующего после истечения срока хранения электронных документов.
8.4. Акты о выделении к уничтожению документов, определенных пунктом 8.6 настоящего раздела, направляются на согласование участникам в течение года, следующего после истечения срока хранения, и согласуются участниками в течение 30 дней после получения акта.
8.5. Министерством на основании соответствующих документов производится уничтожение всех экземпляров электронных документов, в том числе записанных на резервных копиях/носителях.
8.6. Право создания, редактирования и удаления РКПД предоставляется всем пользователям. Ответственность за уничтожение РКПД возлагается на пользователя - автора РКПД.